校属各单位：

   档案工作是学校各项工作的重要组成部分，是办好学校的基础工作之一，是维护学校历史真实面貌的重要事业。学校档案工作在学校档案工作委员会的领导下，实行统一领导，分级管理。为确保档案齐全完整、系统安全和便于开发利用，档案实行集中统一保管。档案馆既是学校档案工作委员会的执行机构和档案工作的职能管理部门，又是永久保存学校档案并提供利用和服务的部门。

   近年来，在我校发展建设过程中，特别是在我校推进“双一流”大学建设的进程中，涉及教学科研、管理改革、文化建设、基建改造、院史编纂、校友学历认证、来信来访、涉法举证等诸多工作用到了历史档案。档案工作越来越受到学校领导和各单位的高度重视。档案馆全体馆员本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的宗旨，坚持档案管理“为党管档、为国守史、为民服务”的工作原则，通过档案馆信息化建设、开通网上查询，完善自助查询等手段，以高度的责任感和饱满的工作热情，认真负责的做好每一次档案查询利用。然而，对外查询利用中也逐渐暴露出部分历史存档材料不全、存档材料信息不统一、归档责任不明确的问题，这些问题对于个人，影响了其个人科研、提职、进修、出国等个人发展，对于学校而言，既迟缓了学校的发展，甚至还造成不必要的经济损失，在一定程度上间接的影响了学校“双一流”大学建设。

   为确保学校各项工作形成的档案材料齐全、完整，避免再出现类似情况，档案馆特向各单位分别发放关于移交各单位2016年度档案的函。该函中所列各单位年度应移交的档案类别，是档案馆根据国家、高校档案法规和我校档案管理利用实际，结合各单位历年归档情况经过研究比对、认真梳理所得，烦请各单位主要负责人充分支持兼职档案员工作，检查本单位档案材料的形成、积累、整理和立卷工作，保证案卷质量和档案材料的及时归档，请各单位兼职档案员按照《各单位应归档案确认表》（以下简称《确认表》）所列类别，将本单位应归档案如数整理，经单位主要负责人签字并加盖公章后移交档案馆。该《确认表》将由档案馆整理后存档备查。

   根据《高校档案管理办法》及燕大校字[2013]212号《燕山大学档案管理办法》（详见档案馆主页“法律法规”栏目），各单位在移交2016年度档案的同时需注意以下事项：

一、归档注意事项

1、综合档案归档时应注意将以下档案一并归档，包括但不限于以下类别：2016年1月1日至12月31日期间形成的纸质、电子文件，录音、录像带，照片（包括纸质和数码）和各单位获市级以上的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等以及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物等；        

2、人事档案主要接收以下部门形成的个人档案，主要包括组织部、人事处、统战部、监察审计处、教师教学发展中心、团委和工会等；

3、往年未及时归档的材料请一并归档。

二、归档要求

1、兼职档案员负责本部门档案的立卷指导工作，并提交《确认表》；

2、综合档案移交前，应填写打印《燕山大学档案移交目录》（电子版可在档案馆主页“常用下载”获得）并将电子版发送至dag@ysu.edu.cn；

3、人事档案移交时现场填写《收集干部人事档案材料登记册》；

4、已移交2016年度档案材料的单位需补填《确认表》，领导和兼职档案员签字后的《确认表》需交人文馆116综合档案室。

三、归档时间

1、学校各部门形成材料应在次学年6月底前归档；

2、各院系等形成教学材料应当在次学年寒假前归档；

3、科研类档案应当在项目完成后两个月内归档；

4、基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

四、联系方式

1.人事档案移交地点：世纪楼2010，联系电话：8074607；

2.综合档案移交地点：人文馆116，联系电话：8057091

                                                                                                档案馆

                                                                                              2017年6月2日