校属各单位：

为进一步加强档案规范化管理，确保各类档案材料应归尽归、安全保管、有效利用，根据《中华人民共和国档案法》《高校档案管理办法》及燕大校发〔2024〕56号《燕山大学档案管理办法（2024年修订）》等相关要求，现就做好2025年度归档工作通知如下：

一、归档范围

1.综合档案：2024年1月1日至12月31日期间形成的纸质、电子文件，录音、录像带，照片（包括纸质和数码）和各单位获市级以上的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等以及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物等；

2.人事档案：2024年1月1日至12月31日期间形成的考核鉴定、学历学位、培训、审计、政审、更改姓名、党团组织、表彰奖励、涉纪涉法、招录聘用、工资待遇、出国(境)及其他有重要价值的材料；

3.往年未及时归档的材料。

具体请参考《燕山大学校属各单位归档范围和保管期限规定》点击查看

二、归档要求

1.完整性要求：

归档文件材料应齐全完整，正文与附件、请示与批复、定稿与签发稿等配套归档。

2.规范性要求：

（1）纸质文件须为原件，字迹清晰、盖章完整；

（2）电子文件可以是带有电子签章的原生文件或纸质文件扫描件（带有红色签章，分辨率为300dpi以上）；

（3）声像档案需附时间、地点、人物、事由、摄影者等说明。

3.其他：

综合档案移交前，兼职档案员需在系统填写案卷及卷内目录，档案馆业务老师审核无误后，在系统选择“打印”，生成《移交目录》，签字盖章后（一式两份）连同档案一起移交档案馆。

4.人事档案移交时现场填写《收集干部人事档案材料登记册》。

三、归档时间

1.学校各部门形成材料应在次年6月底前归档；

2.各院系等形成教学材料应当在次学年寒假前归档；

3.科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

四、注意事项

1.兼职档案员负责本部门档案的立卷指导工作；

2.机构变动或兼职档案员有调整的部门，需填写《燕山大学专（兼）职档案员登记表》

3.档案移交情况是二级单位档案管理绩效考核的重要指标，请各单位高度重视，严格落实归档责任，确保档案材料应归尽归。

五、联系方式

1.移交地点

东校区原图书馆407

2.联系电话

综合档案：8057091

人事档案：8074607

档案馆（校史馆）

2025年6月3日