国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已于2006年12月8日发布施行。我校也将从2007年起对移交的2006年以后的文书类档案实行“卷改件”的改革，即从2007年起各单位移交的文书类档案，无需再按照以前的标准进行分类组卷，只需将所有移交文件目录录入档案管理系统，然后填写移交目录一式两份，移交档案实体即可。

传统的档案立卷过程过于繁琐、复杂，工作量大，以“件”为单位后不必组卷、编写卷号、页码、编制案卷目录及装订，也无须顾及案卷薄厚、卷内文件的重要程度等，避免了以往由于组卷不合理、案卷题目拟写不准确或不能完全揭示案卷内所有文件内容等负面影响，保证每份文件的准确身价，提高了档案的质量。

传统立卷方法是档案积压一年才集中立卷，造成文书处理系统与归档程序的脱节，也易造成文件的丢失，并造成档案工作人员一年忙闲不均，新的方法便于及时归档。实行改革后每个立档单位可以在第二年上半年对前一年度的文件进行整理。也可以平时整理归档，即平时可以在文件办理完毕随时输入计算机后归档。这两种整理形式简单易行，科学合理，节省了大量的人力、物力。

传统立卷方法利用档案要整卷取出翻阅，新方法只需取出所需要的那份文件即可，方便利用，查准率高，有利于档案的复制、保密与安全。

现将“卷改件”有关问题予以详细说明，请各单位兼职档案员认真学习以下说明和国家档案局第8号令（详见校外动态）相关内容。

1 定义

1.1 归档文件

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

1.2 归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

1.3 件

归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件

2 整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

3 质量要求

3.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

3.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

4 整理方法

4.1 装订

归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

4.2 分类

归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

4.2.1 按年度分类

将文件按其形成年度分类。一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，请示与批复各为一件，分别归入其形成年度(并在备考栏中分别注明参见号)；跨年度的规划、计划、预算，归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、决算，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议闭幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；专门年度的文件归入专门年度。

4.2.2按机构(问题)分类

将文件按其形成或承办机构(问题)分类（本项可以视情况予以取舍）。

4.2.3按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

4.3 排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

4.4 编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

4.4.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

4.4.1.1 件号：填写室编件号。

4.4.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

4.4.1.3 文号：文件的发文字号。

4.4.1.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“［ ］”号。

4.4.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。

即文件的形成日期（或生效日期）。几份文件作为一件时,应以装订时排在前面的文件日期为准。填写时应以8位阿拉伯数字标明年、月、日，分两行写，如2000年1月7日，标准格式为2000 0107。没有日期的也有四种情形的变通处理方法：一是会议文件按会期；二是年报表当年12月或第二年元月（如有专业年度的填写专业年度时间）；三是培训班形成的文件材料按办班时间。

4.4.1.6 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

4.4.1.7 备注：注释文件需说明的情况。

4.4.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。

4.4.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。