校属各单位：

根据燕大校字[2013]212号《燕山大学档案管理办法》，并结合2014年中办、国办发布的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中关于“档案资源体系”的建设要求，请各单位做好2015年文件材料立卷归档工作，确保学校各项工作形成的文件材料完整、齐全归档，现将有关事项通知如下：

一、归档范围：

1、综合档案：2014年1月1日至12月31日区间内形成的纸质、电子文件，录音、录像带，照片（包括纸质和数码）和各单位获市级以上的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等以及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物等。详情请参考《燕山大学校属各单位归档范围和保管期限规定修订版》（附件1）；

2、人事档案：涉及的部门主要包括组织部、人事处、统战部、监察审计处、教务处、团委和工会等。具体请参考《燕山大学干部人事档案材料归档单位及归档范围》（附件2）；

3、往年未及时归档的材料。

二、归档要求：

1、兼职档案员负责指导本部门综合档案立卷工作；

2、综合档案填写打印《燕山大学档案移交目录》，并将电子版发送至dag@ysu.edu.cn。具体格式见附件3和附件4；

3、人事档案移交我馆时现场填写《收集干部人事档案材料登记册》。

三、截止日期：

12月20日。在此期间我馆会适时公布各单位归档情况。

四、联系方式：

1.人事档案移交地点：世纪楼2010 联系电话：8074607

2.综合档案移交地点：人文馆116 联系电话：8057091

3.燕园在线档案工作群号码：250268

QQ档案工作群号码：230184180

附件1-《燕山大学校属各单位归档范围和保管期限规定修订版》

附件2-《燕山大学干部人事档案材料归档单位及归档范围》

附件3-《燕山大学档案移交目录封面》

附件4-《燕山大学档案移交目录》

燕山大学档案馆

2015年11月10日