一、 立卷原则：

1. 归档文件应收集齐全，按文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，正确的分类组卷（历史联系：指来源、问题、时间、作者、地区、通讯者、文件名称等方面的联系）

2.组成的案卷要反映一定的特征，一般以年代—问题为特征进行组卷，结合其他特征（如作者、收发文机关、文件名称等上述第一条历史联系中提到的特征），适当照顾文件的保管价值和数量，以便保管和利用。

3.区分文件的价值，正确的划定案卷的保管期限（永久保存、长期保存、短期保存，可参照《燕山大学档案实体分类法与燕山大学档案工作规范》）。注意要在保持原貌即历史联系的基础上，确定保管期限（如一份永久保存文件与一份长期保存文件确实密不可分，则一起放入永久）。

二、 立卷要求：

1.归档的文件材料的种类、份数要齐全完整，做到正件与副件、请示与批复、印件和定稿、转发文件和原件、多种文字形成的同一文件，放在一起，不得分开。

2.在组卷时，要将同一年度的文件放在一起，不同年度的文件一般不要混杂。但跨年度的请示和批复，要放在复文的一年，无复文的放在请示年里；跨年度的计划、规划要放在开始的一年；跨年度总结放在最后一年；（年度计划、报表、总结、决算文件放在针对年度立卷）跨年度的会议，放在会议开幕的一年；非诉讼案件放在结案年；文件和电报要放在一起；绝密文件要单独存放。

3.一般情况下，文件的排列按时间顺序或重要程度依次排列，密不可分的文件材料按次序排在一起。一般讲，批复在前，请示在后；正件在前，副件在后；印件在前，定稿在后；非诉讼案件的结论、决定、判决性文件材料在前，依据性材料在后；重要文件的历次修改稿要依次排在定稿之后；音像材料要附上说明（时间，地点，责任者，中心内容等）。

4.属于问题单一的案卷内的文件，按时间顺序排列；包括有几个问题的案卷内的文件，按问题结合时间顺序排列。文件排列之后在文件右下角编写页码（出版物可不编,背面有文字的编在左下角）。

5.卷内目录与备考表要填写清楚，卷内文件应逐一登记在卷内目录上。卷内目录一式两份，一份置于卷首。立卷人和检查人必须在备考标上签字。

6.切记拆除卷内文件上的金属物，文件材料的标头应向上或向左。

三、 其他：

1.归档的文件材料应质地优良，格式统一。手写稿字迹工整，图像清晰，签字手续完备。

2.禁止使用铅笔或圆珠笔书写。

3.一般一卷的厚度不超过2厘米