一、形成积累:

1、学校各院、部、处、室、馆、总支、系、所、社、中心、工会、团委和直属部门均为立卷单位，分工归口立卷。

2、各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新内容，参照《燕山大学档案实体分类法与燕山大学档案工作规范》中党政类档案归档范围及保管期限表，编制案卷类目。

3、各立卷归档单位的专职文书处理人员或兼职档案人员，平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归卷。

二、立卷分工:

1、收文：（1）上级机关的来文属于综合性、全面性、政策性的，由党办、校办立卷归档；专业性、具体业务性的，由各承办单位立卷归档，以避免重复立卷。

（2）对于下级或其它机关的来文，哪个部门办理由哪个部门来立卷。对于发给办公室的综合性、全面性、政策性的文件又由办公室交给业务部门处理的，仍由中心机关来立卷，具体业务部门可保留材料。

(3）外出开会带来的文件，原则与（1）相似。

2、发文：以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别立卷归档；以部门名义的发文，由各部门立卷归档。总之，以谁的名义发出的文件就由谁来立卷归档。

3、.内部文件：（1）党委和学校召开的代表大会、全委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别立卷归档；职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。

（2）校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党办或校办立卷归档。

4、其它：（1）两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。

（2）各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得带入其它单位。

（3）重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。

三、立卷归档要求:

参照《文件材料的立卷归档要求》

四、立卷分类:

1、分年度 先将文件按其形成或针对的年度分开。一般文件归入文件形成年度，跨年度的参考《文件材料的立卷归档要求》区分年度。

2、分问题 将文件按其内容所反映的问题、事物分开。

3、分期限 将文件按照规定的不同保管期限分开。

五、立卷组合:

1、立卷组合的基本要求

立卷组合一般应以年度--问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密。

2、立卷组合的形式

立卷组合的形式，一般按下述内容和顺序进行：

（1）会议文件 按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷，一会数卷或数会一卷。

（2）非诉讼案件材料 按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷。

（3）人民来信材料 按信件作者、处理形式或反映的问题组合。

（4）统计、报表、名册等文件 按照格式名称组合，根据文件的数量可组成一卷或数卷。

（5）学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等 一般按单一问题组合。

（6）工作计划、总结等文件 一般可按责任者或名称组合。

（7）简报 按名称或期号组合

其它文件材料可按照特殊的形式组合。

六、卷内文件的排列：

卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列（参照《文件材料的立卷归档要求》）

七、卷内文件的修整：

对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当折叠；拆除文件材料上的金属物。

八、卷内文件的调整检查：

按归档时间要求，由兼职档案员按案卷类目将文件收齐归档，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行：

1、检查案卷内文件的成分 文件是否收集齐全完整，同时检查案卷中有无不需立卷归档的文件材料。

2、检查案卷内文件的联系 依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。

3、检查案卷内文件的保存价值 察看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。

4、检查案卷内文件的数量 一般不超过200页。同一问题文件数量多的，宜酌情适当分类；问题单一，文件数量少者可组薄卷。

九、编写卷内文件页号、统计件数：

一卷内文件统一编写流水页号。卷内文件的件数，一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数（也可以按一件来计算）；正本、定稿、历次修改稿，正件与附件按一件计算。

十、填写卷内文件目录：

1、顺序号：以卷内排列先后顺序填写的序号。

2、文号：文件制发机关的发文字号。

3、责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

4、题名：即文件标题。一般应照实抄录，没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加[]号。

5、日期：文件的形成时间。

6、页号：卷内文件起止之页的编号。

十一、填写卷内备考表：

1、本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员填写并签名，标注时间。

2、立卷人：由组成本卷的责任者签名。

3、检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。

十二、拟写案卷标题：

要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（即文种）。除会议文件外，不得用“**文件材料”；除一般函件外，不得用“**来往文书”；除了非诉讼案件材料外，不得用“**案件”。

十三、归档验收：

文书立卷部门整理好案卷，学校档案部门派人检查合格后，填写移交目录，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。