为加强学校专（兼）职档案员队伍管理，建设一支政治强、业务精、作风好的高素质专业化档案工作队伍，提高档案工作整体水平，根据有关档案法律法规，结合学校档案工作实际，制定本管理规定。

一、适用范围

全校专、兼职档案人员。档案馆专业工作人员为燕山大学专职档案人员，校内各单位确定1—2名从事档案管理工作的人员为兼职档案员。

二、工作原则

1.忠于职守，按章办事，严格遵守《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》等国家法律法规。

2.严格按照档案管理条例及相关规定对档案进行科学管理。

3.具备爱校荣馆、服务大局的政治意识，钻研业务、勇于创新的工作态度，严谨专注、甘于奉献的档案工匠精神。

三、工作职责与要求

（一）专职档案人员工作职责

1.宣传贯彻执行国家、地方有关档案工作法律法规和方针政策，制定学校档案工作规章制度。

2.负责馆藏档案的收集、分类、编目、鉴定、保管、统计和保密等工作。

3.做好“防水、防火、防盗、防虫、防光、防尘、防有害气体及湿度控制”等档案实体保护和管理工作，维护和确保所分管类别档案的完整与安全。

4.对涉密档案实行专人、单机、专门库房管理，做好已入库涉密档案的安全保管和利用，杜绝失密、窃密和泄密事件发生。

5.负责接待校内外人员来馆查阅档案，做好档案提供利用和服务工作。

6.负责濒危档案实体修复保护工作和保管期满档案的鉴定、销毁工作。

7.做好档案数字化工作。

8.积极参与、配合做好馆内各项活动。

9.完成馆领导交办的其他各项任务。

（二）兼职档案员工作职责

1.热爱档案工作，积极参加业务学习培训，不断提高档案工作水平。

2.根据《燕山大学各二级单位归档范围及保管期限》和《燕山大学档案实体分类法与燕山大学档案工作规范》，收集、保管和整理本单位形成的材料，合理分类，便于利用和立卷归档。

3.保证归档文件材料完整、准确、系统，做到有档必归、应归尽归，对应归档文件材料归档率应达100%。

4.在每年规定时间内，将应归档文件材料整理立卷后，向学校档案馆移交。随机材料整理完毕后，也可随时归档。

5.主动接受学校档案馆业务指导和监督检查。归档案卷要做到组卷合理，页号编写正确，装订整齐美观，符合规范和标准要求；案卷标题简明扼要，表达准确，案卷质量合格率应达100%。（案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种），一般写在卷面，不超过50字）

6.卷内目录、备考表及案卷移交目录应填写清楚，与整理好的案卷一并交学校档案馆，并办理交接手续。

7.做好文件材料的安全和保密工作。

8.如遇工作调整，调离前应与接任兼职档案员做好交接工作，并及时联系学校档案馆进行人员信息变更。

9.完成学校档案馆委托办理的其他有关任务。

四、奖惩与考核

1.在档案收集、整理、提供利用等工作中业绩显著的（专）兼职档案员，学校档案馆定期进行表彰、奖励。

2.对不能按时完成工作职责的兼职档案员，学校档案馆有权建议单位进行更换；对存在违反档案法律法规的行为，学校将根据有关规定追究相关人员责任，并视情节轻重给予相应处理。

3.存档率高低和案卷质量优劣作为考核兼职档案员的重要指标。学校档案馆将于每年12月底通报各单位本年度档案归档率、完整率、合格率和兼职档案员参加业务培训的情况等，将作为各单位年底绩效考核的主要参考。

五、附则

本规定由学校档案馆（校史馆）负责解释。

本规定自批准之日起实施。