1、校内各部门（单位）从事档案管理工作的人员，可被聘为校兼职档案员。兼职档案员应热爱档案工作，积极参加业务培训、学习，不断提高档案工作水平。

2、兼职档案员平时应注意收集，并根据《燕山大学档案实体分类法与燕山大学档案工作规范》，合理分类存放，便于利用和立卷归档。

3、负责本部门（单位）文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，坚持做好平时立卷工作，保证归档文件材料的完整、准确、系统。对应归档的文件材料归档率应达100%。

4、兼职档案员每年应在规定的时间内（次年的6月底之前），将应归档的文件材料整理立卷后，向档案馆（室）移交。随机材料整理完毕后，也可随时归档。

5、兼职档案员应主动接受档案馆（室）的业务指导和监督检查。归档案卷要做到组卷合理，页号编写正确，装订整齐美观，符合规范和标准要求；案卷标题简明扼要，表达准确，案卷质量合格率应达100%。（案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种），一般写在卷面，不超过50字）

6、卷内目录、备考表及案卷移交目录应填写清楚，与整理好的案卷一并交档案馆（室），并办理交接手续。

7、兼职档案员应积极宣传和执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》，注意文件材料的安全和保密工作。

8、完成学校档案部门委托办理的其他有关任务。