（燕大校字[2013]212号）

第一章 总则

第一条为提高学校档案管理工作水平，充分发挥档案在学校教学、科研、管理中的作用，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《档案管理违法违纪行为处分规定》、《高等学校档案管理办法》和《河北省档案管理条例》等规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条本办法所称档案，是指学校在教学、科研、管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。

第三条学校档案工作实行统一领导，分级管理。为确保档案齐全完整、系统安全和便于开发利用，档案实行集中统一保管。全校师生都有保护档案的义务和责任。

第四条档案工作是学校各项工作的重要组成部分，是办好学校的基础工作之一，是维护学校历史真实面貌的重要事业。学校把档案工作纳入自身发展总规划，加强对档案工作的领导。学校各部门在档案工作中逐步做到“三纳入”、“四同步”，即：将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划，纳入考核管理机制，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。

第五条学校档案管理部门应严格贯彻执行国家、学校的保密制度，在确保档案安全和国家机密的前提下，做好档案利用工作。

第二章 管理体制与机构设置

第六条学校档案工作在学校档案工作委员会的领导下，实行统一领导，分级管理。档案工作委员会由一名校领导担任主任委员，各学院，机关各部、处及直、附属单位一名负责本部门档案工作的领导担任委员。

第七条 档案工作委员会的职责是：领导全校档案工作；协调各单位落实档案工作的“三纳入”和“四同步”；负责对各单位档案工作进行监督、检查和考核；审议通过学校档案工作的规划、计划、总结；统一协调解决学校档案工作的重大事宜等。

第八条档案馆既是学校档案工作委员会的执行机构和档案工作的职能管理部门，又是永久保存学校档案并提供利用和服务的部门，同时还肩负着爱国主义教育、社会主义精神文明建设教育、校史校情教育等任务。其基本职能如下：

（一）宣传贯彻执行国家和地方关于档案工作的法律、法令、政策和规定，提高全校师生员工的档案法制意识。

（二）建立健全学校档案工作的规章制度和业务规范，对各单位档案工作进行监督、指导和检查。

（三）负责学校档案及有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计和保护等工作。

（四）在组织部和人事处的业务指导下，负责学校人事档案的收集、鉴别、整理、安全、保密和保护等工作。

（五）积极开展档案宣传、咨询活动，做好档案开放和利用工作。

（六）组织全校专、兼职档案工作人员业务培训工作，负责指导档案二级管理分室的有关工作。

（七）开展档案理论、业务研究，组织、参加档案工作协作与交流活动。

（八）发挥档案的宣传教育作用，为学校开展校史、校情教育服务。

（九）围绕学校中心工作，完成学校交办的其他工作任务。

第九条 根据学校具体情况，在个别情况特殊的基层单位设立档案分室进行二级管理，负责保管该单位一般性的档案资料。档案分室的日常业务工作受档案馆指导和监督，每年向档案馆报送新增档案目录和统计年报表，并定期移交具有永久保存价值的档案。

第十条 各单位应配备相应的专（兼）职档案员，具体承办本部门档案材料的积累、立卷和向档案馆移交档案等工作。

第三章 人员及岗位职责

第十一条 分管档案工作的校领导职责：

（一）加强对学校档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划，列入学校议事日程，督促各单位按规章制度的要求做好本部门的档案工作。

（二）关心档案工作的建设与发展，及时解决档案工作中存在的问题和困难，在经费、用房、设备、人员配置等方面提供条件，为档案工作创造良好的条件，使档案工作与学校各项工作协调发展。

（三）主持全校档案工作会议等重大活动。

（四）审批档案材料的销毁报告。

第十二条 分管档案工作的各处级（含副处级）部门领导职责：

（一）领导督促本部门教职员工执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入单位的议事日程和有关人员的职责范围。

（二）为档案工作人员提高政治、业务素质创造条件，切实帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。

（三）检查本单位档案材料的形成、积累、整理和立卷工作，保证案卷质量和档案材料的及时归档。

（四）负责本单位档案材料的安全和保密工作。

第十三条 专（兼）职档案人员职责：

（一）档案工作人员要努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，热爱档案事业，宣传、贯彻并认真执行国家档案政策法规和学校档案工作规章制度，忠于职守，遵守纪律，钻研业务，提高专业素养。

（二）负责本单位档案材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档材料的齐全、完整、系统、准确。

（三）根据不同种类档案资料的特征和有机联系，拟定案卷类目，合理分类整理组卷，认真填写卷内外有关项目，使之便于管理和利用。

（四）接受档案馆的业务指导和督促检查。

（五）维护档案材料的安全，做好保密工作，及时向档案馆移交档案。

（六）对按照规定不向档案馆移交或暂不移交的档案材料，应建立健全相应的科学管理制度，确保档案材料安全，并积极提供服务和利用。

第十四条 专职档案工作人员和以档案工作为主的兼职人员属档案专业技术人员，应按照国家有关政策和学校相关规定，逐步实行专业技术职务岗位聘任制。

第四章 档案的立卷、归档、移交和接收

第十五条各部门的档案材料必须按照规定向档案管理部门移交，进行集中统一管理。任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集、代管、捐赠等多种形式进行收集。

第十六条建立和完善部门立卷和课题组立卷归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围。

第十七条学校对重大科研成果和基本建设工程等进行鉴定、验收时，必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。

第十八条各类档案形成部门和课题组的立卷人应遵循文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同保管期限，本着便于保管和利用的原则，对文件进行系统整理组卷。档案馆负责指导立卷工作，进行质量检查。

第十九条档案文件材料的保管期限划分为永久、长期和短期三种：

（一）凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设和历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；

（二）凡是反映学校一般活动，对学校和社会有长期查考利用价值的，列为长期保管，保管期限为十六至五十年；

（三）凡是短期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管，其保管期限为十五年以下。

第二十条学校档案分为党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物和人事等十三大类（各类文件材料的具体归档范围另见相应类别的档案工作规范）。

第二十一条归档的档案资料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

第二十二条归档时间和手续为：

（一）学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档；

（二）各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档；

（三）科研、基建等部门，应在项目完成后两个月内归档；

（四）形成人事档案材料的部门应按要求在材料形成后的一个月内送交档案馆归档。

（五）档案的移交、接收必须履行相应的手续，填写移交清册一式二份，并由交接双方签名盖章。

第五章 档案的保管与利用

第二十三条档案的保管必须配置专用库房，配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温和防强光等设施。

第二十四条档案部门要对档案资料进行科学分类、编号和排列。切实做好各项档案保护工作，及时消除各种安全隐患，发现问题及时处理，确保档案资料安全。

第二十五条学校及各基层单位应积极支持档案工作，确保必要的业务经费，采用先进技术和设备，不断提高档案的科学管理水平，实现档案管理的现代化。

第二十六条档案馆会同有关部门对保管期限已满的档案进行鉴定，提出销毁或延长保管期限的意见。将销毁的档案材料应登记造册报经分管校领导批准后，方可销毁。销毁档案时必须有两人监销，批准人和监销人应在销毁清册上签字。各类档案收进、移出、利用和销毁情况应进行统计和分析，按照有关规定，将其结果报送上级主管部门。

第二十七条对已归档的文件材料，未经许可和办理相应的手续，不得擅自涂改、撤换。

第二十八条对于符合开放利用条件的档案，其查阅利用要求参见文书档案、科技档案借阅管理规定。

第六章 考核、奖励与处罚

第二十九条学校及各基层单位应建立档案工作检查、考核和评估制度，明确分管领导和专（兼）职档案人员的岗位职责。对于在档案工作中做出显著成绩的单位和个人以及向档案馆捐赠档案者，经档案馆报请学校予以奖励。

第三十条对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照《中华人民共和国档案法实施办法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》的有关规定予以处罚。

第七章 附则

第三十一条此前学校印发的有关档案管理工作的规定如与本办法不一致，以本办法为准。

第三十二条本办法由学校档案馆负责解释。

第三十三条本办法自公布之日起施行。