校属各单位：

为确保学校各项工作形成的档案材料齐全、完整，根据《高校档案管理办法》及燕大校字[2013]212号《燕山大学档案管理办法》关于归档时间的要求，请各单位开始整理移交2015年形成的档案材料。现将有关事项通知如下：

一、归档范围：

1、综合档案：2015年1月1日至12月31日期间形成的纸质、电子文件，录音、录像带，照片（包括纸质和数码）和各单位获市级以上的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等以及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物等。详情请参考《燕山大学校属各单位归档范围和保管期限规定》（见档案馆主页“业务指导—归档范围”一栏）；

2、人事档案：涉及的部门主要包括组织部、人事处、统战部、监察审计处、教务处、团委和工会等。具体请参考《燕山大学干部人事档案材料归档单位及归档范围》（见档案馆主页“业务指导—归档范围”一栏）；

3、往年未及时归档的材料。

二、归档要求：

1、兼职档案员负责本部门档案的立卷指导工作；

2、综合档案移交前填写打印《燕山大学档案移交目录》，并将电子版发送至dag@ysu.edu.cn。（具体格式见档案馆主页“常用下载”一栏）；

3、人事档案移交时现场填写《收集干部人事档案材料登记册》。

三、归档时间：

1、学校各部门形成材料应在次学年6月底前归档；

2、各院系等形成教学材料应当在次学年寒假前归档；

3、科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

四、联系方式：

1.人事档案移交地点：世纪楼2010 联系电话：8074607  

2.综合档案移交地点：人文馆116 联系电话：8057091  

                                             档案馆

                                         2016年6月27日