1.查询档案请出示查询人身份证或ID卡等能证明身份的证件。

2.人事处归档材料原则上由人事处查询，如人事处交办需出示有人事处领导签字的《查借阅综合档案审批表》（可在档案馆网页“常用下载”区下载）再进行查询。

3.校长办公会记录原则上由校办查询，其他单位查询需填写《查阅保密档案审批表》（可在档案馆网页“常用下载”区下载），并明确查阅详细内容及查阅方式后经查阅部门领导、校办主任以及档案馆馆长签字同意。

4.死亡人员人事档案原则上由人事处查询，其他单位查询或者人事处交办自行查询需出示有部门领导以及人事处领导签字的《查借阅综合档案审批表》再进行查询。

5.作废印章启用，启用部门需提交废章启用申请，说明用途，并经启用部门领导以及校长办公室或党委办公室领导签字同意。使用完毕后封存废章，并在封口签上此次启用及封存人和日期。

6.办理完毕填写《档案查阅登记簿》。