燕山大学校属各单位归档范围和保管期限规定
2022年12月06日 16:41 (点击:)

学校办公室

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于高校工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

学校领导参加上级机关召开的重要会议的发言稿及声像材料

永久

5

学校召开各类重要会议、座谈会等形成的材料

长期

6

校领导参加校外会议的发言稿等材料

长期

7

以学校名义的对内、对外发文

永久

8

学校制发的各类规章制度

永久

9

学校历史沿革、情况介绍

永久

10

高校基层报表、年度大事记、年鉴等

永久

11

群众来信来访工作材料:有领导重要批示和处理意见的

永久

12

学校与其他单位签订的合同、协议书等

永久

13

启用新印章的文件及印模

永久

14

各部门的请示及学校批复

长期

15

各种大型活动材料

长期

16

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

监察处

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于监察工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

监察工作会议记录及召开的重要会议记录、纪要等材料

长期

5

处分党员的报告、决议、批复及相关材料:开除党籍、警告、留党察看、撤销党内外职务的

永久

6

检查、揭发及调查相关材料:定案的

永久

7

年度信访、案件、查处、统计、报表等材料

永久

8

人事档案材料

永久

9

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

党委组织部

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于组织工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

组织机构设置、变化的报告、决定、批复、通知

永久

5

上级、学校关于干部任免、调动、离休的决定、通知及呈报表

永久

6

副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等

永久

7

副处级以上干部名册

永久

8

党员和党组织统计报表

永久

9

党费收支表

永久

10

党员退党、取消资格的决定

永久

11

总支、支部改选的报告、审批等材料

长期

12

评选先进党支部、优秀党员和先进工作者的材料及名单:全国、省级、市级、校级

长期

13

学校出席全国、市党代会名单登记表及发言材料

长期

14

组织工作计划、总结、报告

长期

15

党代会文件材料汇编

永久

16

党校工作计划、结业名单

永久

17

人事档案材料

永久

18

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

党委宣传部

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于宣传工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

反映学校各类重要活动的照片、视频

永久

5

宣传教育工作先进名单及相关材料:校级以上的

长期

6

《燕山大学报》

永久

7

理论学习的决定、通知、计划、总结等

长期

8

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

党委统战部

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于统战工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

统战工作情况调查及典型材料

永久

5

统战工作表彰先进的名单及相关材料

长期

6

学校各级人大代表、政协委员名单及审批材料

永久

7

各民主党派成员和负责人名册、登记表及统战对象名单

长期

8

台、港、澳和侨务工作材料

长期

9

各党派组织任免干部通知

长期

10

党员组织关系转进、转出介绍信及存根

长期

11

海外联谊会的重要材料

长期

12

机关党委活动形成的有归档价值的文件材料

长期

13

人事档案材料

永久

14

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

工会

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于工会工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

工会统计报表

永久

5

工会表彰先进集体、个人的材料和名单:校级以上的

长期

6

学校出席全国、市教代会、工代会的代表名单、发言材料等

长期

7

教代会执委会、工会委员会会议记录

长期

8

工会会员名单

长期

9

教师、职工代表大会文件材料:(1)教代会、工代会的报告、通知、名单、议程、工作报告、领导讲话、大会发言、讨论通过的文件、决议、纪要、简报、候选人情况介绍、选举结果、上级批复(2)重要的贺信、贺电、提案

长期

10

妇女工作材料

长期

11

工会简报信息

长期

12

人事档案材料

永久

13

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

团委

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于团委工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

团代会、学代会材料:(1)报告、通知、名单、议程、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、大会通过的文件、上级批复等(2)重要的贺信、提案、总结

永久

5

学校团组织、专职干部统计年报

永久

6

表彰团员、学生先进集体和个人材料及名单:校级以上的

长期

7

团委组织学生参与各类社会重大活动的材料

长期

8

团员受纪律处分及撤销处分的决定

长期

9

团委工作会议记录

长期

10

团委、学生会编辑发行的期刊

长期

11

各种学生社团组织名称、名单、章程等

长期

12

各分团委干部任免及相关材料

长期

13

团委牵头的重大活动材料

长期

14

批准入团、离团材料及名单

长期

15

团干部、团员名册

长期

16

学生会文件材料

长期

17

社团活动、勤工俭学、社会实践相关材料

长期

18

人事档案材料

永久

19

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

教务处

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于本科生教学工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

教务处发文

长期

5

学校规划、实施计划、有关教学的会议记录、调研报告、简报、总结等

永久

6

教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

长期

7

各类统计报表

永久

8

专业、实验室建设相关材料

永久

9

学生成绩相关材料:中英文成绩单、课程成绩单、绩点、平均分、体侧成绩等

永久

10

学生学籍变更材料:升级、留级、休学、复学、转学、退学、转专业等

长期

11

大学英语四、六级统考成绩及相关材料

永久

12

教学计划、教学大纲、培养计划、培养方案

永久

13

课程建设要求及安排,校历表、课表

长期

14

自编、主编教材

长期

15

各专业教材使用目录

长期

16

本科毕业生毕业、学位情况总表

永久

17

其他有归档利用价值的文件材料





















注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

研究生院

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于研究生教育、教学工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

研究生院发文

长期

5

学校学位评定办法、工作简报、获奖名单、获奖论文集等

长期

6

关于研究生教育工作会议的发言及交流材料

长期

7

校、系学位评定委员会调整和改选名单

长期

8

申请硕士、博士点的报告、材料及上级批复

长期

9

学科、专业评估申报材料及上级批复

长期

10

研究生论文及答辩材料

长期

11

在校学生名册、学籍变更材料:升级、留级、休学、复学、转学、退学、转导师等

长期

12

教学计划、教学大纲、课表等

永久

13

各学科专业指导教师名单

长期

14

研究生成绩单:个人成绩单、课程成绩单

永久

15

毕业研究生毕业证书编号

永久

16

授予博士、硕士学位证书编号

永久

17

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

科学技术研究院

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于科研工作的政策、法规、通知等文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

校级以上科研项目的全套材料:立项审核、开题、结题

永久

5

科技统计年报

永久

6

关于建立科研机构的报告及批复

长期

7

国家教委、中央各部、委、市教委、市科委下达的科研计划及科研经费

长期

8

与校外有关单位关于科技协作、科技服务等签订的合同、协议书等

长期

9

科技咨询服务、委托、合作、开发项目登记表

长期

10

科技统计资料

长期

11

知识产权证书

长期

12

校级以上科技成果获奖材料

长期

13

科技成果评价、鉴定材料

长期

14

科研平台材料

长期

15

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

社会科学处

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于社科工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

社科工作的各类统计年报

永久

5

重要社科会议、活动的材料

长期

6

校级以上科研项目的全套材料:立项审核、开题、结题

永久

7

全校社科项目获省部级以上奖励的材料

永久

8

省级以上社科重点研究基地的报批、建设、活动材料

永久

9

部门工作年鉴和学校以外的其他重要获奖材料

长期

10

社科经费、课题、项目等的申报和批复材料

永久

11

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

人力资源处

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于人力资源工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

关于机构、编制的规划、计划、报告及上级的批复

永久

5

校内机构设置、变更的决定、通知

永久

6

人力资源处权限内的干部任免通知

永久

7

处分教职工的决定及复查、撤消处分的材料:开除、留校察看、警告、记过、复查、撤销的决定

长期

8

关于办理辞、复职、除名干部及专业人员处理材料

长期

9

人事统计报表、上报的劳动工资统计表等

永久

10

教职工名单

永久

11

关于干部、教职工调配工作报告、审批意见及商调函

长期

12

教职工调动、退休、退职相关材料

长期

13

接收毕业生分配通知单

长期

14

使用临时工的相关材料

长期

15

教职工转正、定级的通知和名单

长期

16

关于工资改革工作计划、总结、报告、规定及上级批复

长期

17

工资关系介绍信存根

长期

18

教职工福利、工伤、抚恤、家属农转非、安置复转军人等材料

长期

19

劳动工资通知单、起薪单、变薪单、止薪单等

长期

20

发放各种津贴名册

长期

21

教师工作量的规定及执行情况

长期

22

政府特贴专家、有突出贡献专家、青年科技专家材料

长期

23

职工评定、聘任专业技术职务职称材料及任职资格评审表

长期

24

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

计划财务处

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于财务工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

财务预算、决算会计报表

永久

5

财务账簿

30年

6

会计凭证

30年

7

银行对账单、银行余额调节表

10年

8

工资发放表

30年

9

各种奖助学金发放表

30年

10

会计档案保管清册、会计档案销毁清册

永久

11

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

审计处

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于审计工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

审计统计年报及其他报表

永久

5

审计工作会议记录及召开的重要会议记录、纪要等材料

长期

6

审计工作财务预、决算报告及批复

长期

7

常规性审计材料:长期审计、离任审计等

永久

8

其他有归档利用价值的文件材料

永久

注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

学生工作处

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于学生工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

学生工作处发文

长期

5

大型学生活动材料

长期

6

部门设置的学生奖项及由部门负责组织或推荐学生参加的上级部门的评优材料

长期

7

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

国际合作处

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于外事工作的文件材料:需要贯彻执行的

永久

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

外事工作统计报表

永久

5

外事工作会议材料

长期

6

学校党、政领导出国访问、考察等的重要材料

长期

7

出国、考察、访问、讲学报告及研究人员相关材料

长期

8

学校选派出国与回国留学人员情况统计表及调查表

长期

9

教职工自费留学、因私出国探亲申请报告及批准材料:经由学校办理的

长期

10

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录等

长期

11

与国内外交流、合作办学的材料

长期

12

接待外宾明细表

长期

13

各类外籍人员相关材料

长期

14

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

实验室与资产管理处

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于实验室与资产管理工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

年度国有资产报告、年度实验室信息统计报告等

永久

5

国有资产出租、出借、报废处置的请示和批复等

长期

6

国有资产清查材料

长期

7

仪器设备申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)及经费分配等

长期

8

上级或主管部门批复和准购批示、大型仪器设备采购招、投标材料

长期

9

仪器设备定购合同和会谈纪要、记录等(含进口设备相关的商务技术文件)

长期

10

采购合同履约中重大变更或重大问题相关函件记录

长期

11

大型仪器设备验收报告

长期

12

辐射安全许可证、辐射装置年度检测报告、个人剂量计监测报告及从业人员体检报告

长期

13

重要获奖证书等材料

长期

14

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

安全工作处

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于安全工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

校园安全隐患限期整改通知书及回复

长期

5

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

招生就业处

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于研究生、本科生招生工作的文件(包括招生计划、规定及有关省市生源计划):需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

录取新生名单(分省市)

永久

5

新生名册

长期

6

上级下达的关于毕业生就业的计划、规定、通知等

长期

7

毕业生就业情况表、就业方案等

永久

8

学校各专业招生简章及专业介绍

短期

9

优秀生源地协议书

长期

10

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

离退休工作处

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于离退休工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

关于离退休工作的各种统计年报表、离退休人员名单

永久

5

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

本部各学院

序号

归档范围

保管期限

1

各院(系)、分党委、总支、直属党支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表等

长期

2

各院(系)、分党委、总支、直属党支部党建工作、人员奖励及相关材料

长期

3

学院开展各种学术活动的材料

长期

4

学院年鉴

长期

5

教学评估汇总材料、评估结论等

长期

6

本科生优秀毕业论文

长期

7

各学院重大活动的录音(像)、光盘、磁盘等声像材料

长期

8

党政联席会议纪要、学术委员会会议纪要、发展学生党员备案表、学院党政红头文件

长期

9

学生会和学生组织成员名单

长期

10

党员组织关系转进、转出介绍信及存根

长期

11

毕业研究生登记表

长期

12

毕业生照片

永久

13

学生学籍卡片

永久

14

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

里仁学院

序号

归档范围

保管期限

1

里仁学院档案目录

永久

注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

继续教育学院

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于成人教育、夜大教学工作的指令性、指导性文件

长期

2

成人教育教学改革、教学培养目标、培养规格、学制等方面的规定和办法

永久

3

成人教育规划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结

永久

4

继续教育学院发文

长期

5

有关学科、专业设置、调整、撤销、合并、更改名称的报告及上级批复

长期

6

成人教育各类培训班登记表、录取新生名单

长期

7

成人教育招生计划、招生简章及专业介绍

短期

8

教学计划、教学大纲、培养计划、培养方案

永久

9

成人教育各层次学生成绩单(含函授站成绩单)

永久

10

毕业证书编号、授予学位证书编号名册

永久

11

成人教育学籍异动材料:休学、复学、转学、退学、转专业等

永久

12

大学英语四、六级统考成绩及相关材料

永久

13

课程建设要求及安排、课表等

长期

14

成人教育教材目录

长期

15

成人教育各专业期末考试试题(部门留存五年)

短期

16

各类统计表

永久

17

其他有归档利用价值的文件材料





















注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

国际教育学院

序号

归档范围

保管期限

1

国际教育相关规章制度、工作总结等

永久

2

学历留学生毕业档案

长期

3

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

各国家重点实验室、研究中心

序号

归档范围

保管期限

1

部门工作制度、计划、总结、报告、请示、批复及统计报表等

永久

2

重要会议、重大活动、事件的相关材料

长期

3

与外单位合作的合同、协议书等

长期

4

重要科研课题相关材料

长期

5

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

东北亚丝路文明研究院(博物馆)

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于东北亚丝路文明、博物馆工作的文件材料:需要贯彻执行的

永久

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

高等教育发展研究中心

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于高等教育发展研究工作的文件材料:需要贯彻执行的

永久

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

学校与校外有关单位签订的重要合同、协议书等

永久

5

与学校有关的重要法律纠纷案件立案、结案材料

长期

6

为学校建设、发展起草撰写的重要文件材料和相关汇报材料

永久

7

学校建设与发展的总体规划、分项规划

永久

8

学校教育事业规划、计划及上级批复

永久

9

为学校领导起草、撰写的工作报告,重要会议、重要活动讲话稿

长期

10

撰编的、供学校领导参考的内刊资料

长期

11

部门年鉴及学校以外的重要获奖证件等

长期

12

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

创新创业教育与指导中心

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于新创业教育工作的文件材料:需要贯彻执行的

永久

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

与校外有关单位签订的重要合同、协议书等

永久

5

创新创业教育理论研究和实践教学实施路径规划

永久

6

组织各类学科竞赛、中国国际“互联网+”大学生创新创业大赛及专业综合技能展相关材料

长期

7

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

大学科技园、技术转移中心

序号

归档范围

保管期限

1

上级及学校关于大学科技园、技术转移工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

各种有价值的合同、协议书等

长期

5

重大活动、事件、重要会议等的相关材料

长期

6

其他有归档利用价值的文件材料










注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

工程训练中心

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于工程训练工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

重大活动、事件、重要会议等的相关材料

长期

5

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

信息技术中心

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于网络、信息化建设工作的文件材料:需要贯彻执行的

永久

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

确保校园网运行和校园网主干网络基础设施建设与维护的技术材料

永久

5

校园网络公共服务体系建设方面的材料

长期

6

电子校务建设方面的材料

长期

7

网络信息化建设的重要技术文件资料

长期

8

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

图书馆

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于图书馆工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

图书馆概况、发展规划、统计年报

永久

5

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

期刊社

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于期刊出版工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

《燕山大学学报》:书刊、原稿、评审单

长期

5

《燕山大学教学研究》:书刊、原稿、评审单

长期

6

《燕山大学学报(哲学社会科学版)》:书刊、原稿、评审单

长期

7

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

档案馆(校史馆)

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于档案、校史工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

部门召开重要会议、举办重大活动等形成的材料

永久

5

部门概况、发展规划、案卷目录、统计及统计年报

永久

6

与校外交流的相关材料

长期

7

档案馆指南、全宗介绍

长期

8

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

校园规划建设中心

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于校园规划建设工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

重大活动、重要会议相关材料、会议纪要以及汇报材料

永久

5

各种重要合同、协议书

永久

6

全校性总体规划、设计总平面图

永久

7

重要建造、维修、改造工程(重要房屋、建筑物、基础设施)图纸及主要材料

永久

8

校园环境测评、调研资料

长期

9

基建工程财务预、决算及上级批复

长期

10

水、电、气管道分布图

长期

11

关于土地、校舍调拨、征用、租借的报告、合同、协议书及上级批复

长期

12

单项工作项目及竣工图

长期

13

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

后勤服务中心

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于后勤工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

重大活动、重要会议相关材料、会议纪要以及汇报材料

永久

5

各种重要合同、协议书

永久

6

维修、改造工程(重要房屋、建筑物、基础设施)图纸及主要材料

长期

7

校园环境测评、调研资料

长期

8

基建工程财务预、决算及上级批复

长期

9

水、电、气管道分布图

长期

10

零星修建计划、报告及上级批复

长期

11

关于土地、校舍调拨、征用、租借的报告、合同、协议书及上级批复

长期

12

单项工作项目及竣工图

长期

13

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

产业集团

序号

归档范围

保管期限

1

上级及学校关于产品生产与科技开发管理工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

产品项目全套材料

长期

5

各种有价值的合同、协议书等

长期

6

与产品生产与科技开发相关的重大活动、事件、重要会议的材料

永久

7

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

燕山大学出版社有限公司

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于出版工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

部门出版新书目录

长期

5

重要获奖材料

长期

6

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

校友工作办公室

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于校友、基金工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

部门工作规章制度

永久

3

部门工作计划、总结、报告及上级批复

永久

4

部门召开重要会议、举办重大活动等形成的材料

永久

5

各地校友会成立、建设、分支机构负责人名录及重要活动材料

长期

6

校友名册、通讯录及出版物

永久

7

知名校友的文字、声像材料

长期

8

基金会工作相关资料

长期

9

其他有归档利用价值的文件材料


注:纸质材料有电子文件的,建议电子文件与纸质材料一并归档;只有电子文件的,以电子档案形式归档。

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