校史陈列馆会议室、接待室为学校重要会议、来宾接待、部门例会而设立，是学校场馆资源的重要补充。为了进一步加强会议室、接待室的管理，做到合理使用、有效管理，提高利用效率，特制定本规定。

一、校史馆负责会议室、接待室的统筹安排和管理。

二、会议室、接待室仅限用于举行学校重要会议，接待重要来宾等工作，对以学生为主体的活动或会议均不开放。

三、会议室、接待室使用本着“先申请、后使用”的原则，由校史馆按轻重缓急程度进行统筹安排。如遇到学校层级重要会议，须保证优先使用。

四、各单位因公使用会议室、接待室，原则上须提前一天填写《燕山大学校史陈列馆会议室、接待室使用申请表》（见附件）并报备校史馆，由校史馆协调安排后，方可领取钥匙并使用。

五、各单位使用会议室、接待室时，需自行负责各项会务服务，并提前配备纯净水、纸杯、便签纸及中性笔等会务用品。

六、会议结束后须保证会议室、接待室的基本清洁，电器设备断电，椅子归位，关窗锁门，及时通知校史馆工作人员检查会场及设备，并交还钥匙。

七、校史馆须严格执行此项规定，并配合会议组织单位做好相关服务及协调工作，保障各类会议、接待活动的正常进行。