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江苏省档案信息化建设规划纲要
2004-10-20 15:18 tier    (点击: )

(2005—2010年)

根据《江苏省信息化建设规划纲要(1997—2010年)》、《全国档案信息化实施纲要》和《江苏省电子政务建设指导意见》的要求,为了进一步推进档案事业为政务公开服务,为我省经济建设和社会发展服务,现结合我省实际,制定江苏省档案信息化建设纲要。

一、档案信息化建设的指导思想和基本原则

江苏省档案信息化建设的指导思想是:坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,紧紧围绕“率先全面建设小康社会, 率先基本实现现代化”的目标,在江苏省电子政务建设的整体框架内,以档案信息网络化建设为基础,以档案资源信息化建设为核心,以深化信息资源开发利用为目标,加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程,为法治政府服务。

根据这一指导思想,全省档案信息化建设应坚持“纳入规划,有序推进;统一标准,统筹建设;突出重点,分级建设;安全保密,注重实效;引导示范,逐步展开”的基本原则。

二、全省档案信息化建设的主要目标和主要任务

20052010年档案信息化建设的总体目标:面对电子政务全面展开的新形势,加快研究解决电子政务环境下档案工作的关键业务和技术问题,逐步实现公文办理和档案管理的规范化与一体化。要利用电子政务平台,积极开展已公开现行文件和档案信息网上查询服务,稳步推进馆藏档案的数字化,全面提高档案利用的效率和质量,最大限度地满足社会各界的档案利用需求。

实现目标的时序要求:2005—2007年,全面建成全省档案信息网,70%以上的国家综合档案馆完成局域网和数据库建设,苏南地区和其他有条件的地方初步建成数字档案馆。2008—2010年,全省100%的国家综合档案馆全面建成与电子政务相配套的电子文件中心和数据备份基地,苏中地区总体上初步建成数字档案馆,苏北地区有一批综合档案馆初步建成数字档案馆。

主要任务:按照全省电子政务建设总格局,与电子政务同步建设相配套的数字档案馆,重点建设具有保管作用的数据备份基地、具有交互功能的电子文件中心和具有基础地位的核心数据库,努力在当地电子政务建设中发挥出档案部门应有的积极作用。

(一)将电子文件中心和档案基础数据库作为重要政务信息资源库建设。各级综合档案馆建立为各级党政机关服务的电子文件中心和已公开现行文件中心,依托电子政务数据交换平台,在线采集、接收和利用归档电子文件。

(二)将在档案馆建设数据备份基地作为安全和永久保存国家档案信息资源的手段,与各地电子政务数据库管理服务中心相配套。

(三)以“江苏档案信息网”为平台,建立面向社会、服务公众的档案网站站群,建成与国家档案信息网和中国江苏政府门户网站相连的全省档案信息网,重点建设“网上现行文件利用中心”,为政务信息公开服务。

(四)逐步建成以江苏省数字档案馆为龙头的全省数字档案馆网络和市、县级示范性数字档案馆。加强以围绕政务公开为主要内容的数字档案资源建设,推动馆藏档案数字化和分布式数据库建设持续稳步地发展,推进档案信息的利用与服务。

三、全省档案信息化建设的重点和实施步骤

(一)加快档案信息化基础设施建设

1.积极提高和普及全省各级各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度,实施文档一体化和馆室一体化管理模式。到2007年,全省各级各类档案馆、档案室应用计算机管理档案的普及率达100%。

2.进一步提高档案管理软件的技术和应用水平。全省要认真贯彻落实《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)、《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》(DB32/505—2002)、《电子公文归档管理暂行办法》和《档案管理软件功能要求暂行规定》等标准规范,推广应用符合档案工作业务规范、档案管理软件基本要求和档案信息化建设规范标准的档案管理软件,为档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。

3.加强和完善档案馆局域网建设,并与当地政务网联通。到2005年,各省辖市档案局(馆)和苏南、苏中地区县(市)档案局(馆)全部建立局域网,2006年苏北地区县(市)档案局(馆)达70%;到2010年,全省各市、县(市)档案局(馆)完成局域网建设。

(二)加强国家综合档案馆档案资源信息化建设

1.加强档案目录数据库建设。档案目录数据库建设是档案信息资源建设的重要组成部分。到2005年,市、县(市、区)档案馆馆藏70%的全宗档案和利用率较高的专门档案文件级目录要全部实现计算机检索,有条件的市、县(市、区)档案馆馆藏档案文件级目录全部实现计算机检索;到2006年,各市、县(市、区)档案馆馆藏档案全部实现计算机目录检索。

2.积极推进档案数字化建设进程。档案的数字化应以现实需要为前提,分阶段、分步骤稳妥实施,重点加强对珍贵、重要、易损和利用频率高的历史档案和现行公开文件的数字化划控鉴定和转换工作。从2005年开始,在南京市、徐州市、常州市等市、县(市、区)档案馆开始试点工作,实现馆藏纸质档案和照片、录音、录像等档案的数字化;在南京市玄武区、无锡市惠山区试点机关档案室室藏档案的数字化和提前移交工作,建立数字化综合应用平台。

3.积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设。全省各地应积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设,有条件的档案馆应通过接收和数字化等方式丰富电子档案、照片、录音录像等各种载体的馆藏档案,积极建设相关的全文数据库和多媒体数据库,逐步实现档案的全文信息查询,不断提高服务效率和质量,满足利用者对档案的不同需求。从2005年开始,在南京市白下区、太仓市、吴江市档案局(馆)等单位进行档案全文数据库和多媒体数据库建设的试点工作。

4、加快电子文件中心建设。各级综合档案馆应依托各地建立的电子政务内(外)网平台,发挥综合档案馆接收档案的优势,建立电子文件中心,及时接收电子文件和电子档案,为党委和政府当前工作提供服务。2005年起,在南京市鼓楼区、宜兴市、溧阳市、常州市武进区、苏州市、张家港市、昆山市等档案局(馆)试点,2007年苏南地区全面建立网上电子文件中心,成为电子政务数据流转的接点和归宿地,有条件的地方可以采用实体文件中心和网上文件中心并存的方式;2010年前,苏中、苏北地区在局域网建设的基础上,全面实现网上文件中心建设。

(三)加快机关、团体、企事业单位档案资源信息化建设

1.机关、团体、企事业单位在向当地国家综合档案馆移交档案时,要做到同时移交文件级机读目录。各级档案管理部门应加强对列入接收进馆范围的机关、团体、企事业单位电子文件和电子档案归档范围的监督和管理,配备必要的计算机软硬件设备,做好接收的各项工作。

2.加强电子文件归档与管理。电子文件的归档管理,是数字档案馆建设的基础。各级机关、团体和企事业单位档案部门应根据档案管理的基本要求,在研究职能的前提下,与档案行政管理部门一道,制订出能够充分反映本单位完整职能的《电子文件归档范围和保管期限表》,并负责及时指导文件形成部门加强对所产生的电子文件进行采集、积累、鉴定、著录、归档,保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效地得到收集并实现向档案馆移交。

3.各级机关、团体、企事业单位档案室(馆),要将室(馆)藏档案数字化作为档案信息化的基础工作,作为为机关中心工作服务、提高档案工作效率的重要手段,在2010年前完成室(馆)藏重要、珍贵、利用率高的档案数字化工作,并与当地档案馆共同做好现行文件全文数据库和电子文件中心建设。

4.积极推进机关、团体、企事业单位档案管理与本单位办公自动化建设同步发展,适应办公自动化和电子政务建设的要求,在列入国家综合档案馆接收范围的机关、团体、企业事业单位中普及应用符合省级档案行政管理部门认可的文档一体化通用软件和与办公自动化相衔接的电子文件采集与鉴定共性模块。

(四)全面建成全省档案信息网

实现档案信息资源的共享是全省档案信息化建设的根本目的,建设全省档案信息网是实现档案信息资源共享的有效途经。各地应根据全省档案信息化建设的统一部署,分阶段、分区域、有步骤地实施全省档案信息网建设。

1.完成虚拟专网建设。在2006年前,全省各级综合档案馆全部完成馆藏所有文件级目录的建库工作,使用VPN技术将现有目录数据库与省馆实现馆际的互联共享,建成虚拟专网,供连通电子政务内网和全省档案馆馆际查档利用。

2.完成“江苏档案信息网”建设,以领导、机关、公众和广大档案工作者为主要服务对象,以公布已公开现行文件和开放档案为主要目的,有计划地、确保安全地上载档案开放目录和档案全文信息,向社会提供网上查询和利用服务。由省档案局统一开发、统一配置使用标准模板,条件成熟的地区直接链接。2005年全省129个国家综合档案馆,2006年省内专门、部门、大型企业和文化、科技事业单位档案馆全部建立子网站,全面构成“江苏档案信息网”。

(五)加强数字档案馆建设

1.各地应加快与电子政务建设工程配套建立数字档案馆,保证在电子政务内(外)网各应用系统中运行的电子数据在传输、运转、处理完毕后,完整、安全地得到集中存储和与永久保存,并为政务公开提供长效服务。数字档案馆的主要功能包括采集、保存、 利用、管理和宣传。

建设内容为:(1)通过建立互连互通的电子文件中心和数据备份基地,实现永久保存电子政府历史的任务;(2)通过内(外)网门户网站提供现行文件和档案数据信息的利用服务;(3)通过馆藏数字化等手段,建立电子政务信息和各类综合档案信息资源基础数据库,成为宣传全省政治、经济、文化的窗口,成为政务公开的资源基地。

2.建设示范性数字档案馆。在总结各地档案馆建设经验的基础上,加紧全省数字档案馆建设的进程,以江苏省档案馆,南京、徐州、常州、南通、扬州、盐城,江宁、张家港、昆山、姜堰,省电力公司档案馆等地数字档案馆建设为试点,充分发挥其建设的示范带头作用,在全省逐步推开数字档案馆建设。

所有新建馆库的档案馆,在新建实体档案馆的过程中,必须将数字档案馆建设纳入总体规划,并由江苏省数字档案研究发展中心统一研究设计制定包括网络布线和智能化设施建设在内的信息化整体解决方案。

(六)加快推进档案信息化法制建设

1.加快研究和制定电子文件归档与管理、档案信息公开与上网安全、档案网站建设与管理等方面的规范,形成有效的档案信息化建设激励机制,推动档案信息化建设有序开展,推动相关配套行政规章的制订和完善。

2.完善档案信息化标准规范体系建设。在全省集中力量研究制定电子文件归档、档案信息采集和整理、档案信息安全管理、数字档案馆建设规范等一批急需的档案信息化标准规范,制订《江苏省电子文件归档与管理办法》、《江苏省数字档案馆建设规范》等技术性地方标准,加快建立健全档案信息化标准规范实施机制。

3.研究电子文件与电子档案接收、管理、利用的技术方法。电子文件与电子档案的接收、管理和利用是档案工作的新领域,研究制订电子文件与电子档案相应的管理办法是今后一段时期档案信息化建设的重要工作内容。各级国家综合档案馆和专门(专业)档案馆应及时开展电子政务环境下接收与利用电子文件与电子档案的试点工作,为研究制定电子档案管理办法奠定基础。

4.切实加强对各类标准规范的贯彻落实,尤其是江苏省地方标准《文件级目录数据库结构与交换格式》、《电子文件归档与管理办法》等各类技术标准和规范,保证全省档案信息化在一个平台上发展。

(七)加快推动档案科技研究和产业化

积极开展档案科技研究工作,大力提倡科研与业务的协调发展。根据我省档案工作的根本任务和实际需要,紧紧围绕档案信息化、现代化建设,努力开展科技研究工作,为解决档案事业发展过程中遇到的各种问题提供技术和方法支持。

按照《江苏省档案科技项目管理办法》和《江苏省档案优秀科技成果奖励办法》,组织开展档案科技项目申报、研究开发、成果鉴定、资质认证和奖励评比工作。同时,积极推进档案信息化科技研究成果的推广应用,推动档案科技产品的产业化进程。

(八)加强档案信息安全保障体系建设

1.组织建立档案信息安全保障体系框架,逐步完善档案信息安全管理体制。各级档案部门要按照《江苏省电子政务内网保密管理暂行规定》,加强对计算机档案管理系统的管理,确保档案数据库安全;加强对电子文件归档工作的监督和指导,保证归档电子文件的真实、完整和有效;档案部门的内部局域网必须切实与一切外网实行物理隔离,加强身份认证和密钥等管理,使用网络行为控制系统,确保档案信息网络传输的安全。

2.各级档案部门在开发利用档案信息资源和网络建设工作中,要提高信息安全意识,加强上网信息的审查与管理,防止失密、泄密事件的发生。参加各级政府电子政务的档案部门,要严格遵守相关的安全保密制度,非公开的档案信息一律不得上外网,上网的档案目录和全文信息要经过严格的划控和鉴定;在因特网上提供已公开档案目录查询服务的,要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施,确保档案信息和系统安全。

四、全省档案信息化建设的保障措施

1.加强领导。各地档案部门作为成员单位参加当地信息化建设领导机构,以便档案工作更好地为中心工作服务,将电子政务建设的成效充分发挥。

建立江苏省档案信息化建设指导委员会,负责研究本省档案信息化发展方向,组织制订和修改档案信息化方面的法规、规章与标准;负责监督和检查全省档案信息化建设的进程,实施政策引导;负责对数字档案信息资源的开放利用和安全管理做出规划。

2.落实资金。按照《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》,切实将数字档案馆建设列入国民经济和社会发展计划,以及财政预算,保证开展电子文件接收和利用的必须资金。

3.培训人员。积极开展档案信息化和电子政务知识培训,坚持各级档案部门领导干部进修制度和档案业务人员计算机应用新技术、新设备、新方法等的培训学习,提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能,逐步在全省推行档案信息化知识的应用考核制度。各省辖市必须在2005年保证配备一名计算机专业人才,负责网络、数据库的管理。各县(市、区)要重视对馆内人才的发掘,通过送出培训的方式,使得具有一定计算机基础的人才能够较快地承担馆内档案信息化工作。

主题词:档案 信息化 纲要 通知

抄 送:国家档案局

江苏省档案局办公室 2004年10月15日印发

共印35份

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