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燕山大学校属各单位归档范围和保管期限规定
2018-09-06 10:58 李丽环    (点击: )

党委办公室 

序号

归档范围

保管期限

1

党委召开的有关会议材料:党委会、常委会、党委、党委扩大会、书记、校长联席会议记录、纪要、决议、决定及讨论通过的文件

永久

2

党委负责人在校内的重要讲话和参加上级机关召开的重要会议上的发言稿及声像材料

长期

3

以学校名义对内、对外发文

永久

4

其它有归档利用价值的文件材料

纪委监察审计处

序号

归档范围

保管期限

1

上级、本校监察审计工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

监察审计工作的有关规章制度

长期

3

监察审计工作计划、总结、报告及上级批复

长期

4

监察审计统计年报及其它报表

永久

5

监察审计工作会议记录及召开的重要会议记录、纪要

长期

6

党员处分的报告、决议、批复及有关材料:开除党籍、警告、留党察看、撤销党内外职务的

永久

7

关于检查、揭发及调查材料(定案的)

永久

8

年度、信访、案件、查处、统计、报表

永久

9

审计工作财务预、决算报告及批复

长期

10

常规性审计材料(长期审计、离任审计等)

永久

11

人事档案材料

12

其它有归档利用价值的文件材料

党委组织部

序号

归档范围

保管期限

1

上级、本校组织工作文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

组织部有关规章制度

长期

3

组织机构设置、变化的报告、决定、批复、通知

永久

4

上级、本校关于干部任免、调动、离休的决定、通知及呈报表

永久

5

副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等

永久

6

副处级以上干部名册

永久

7

党员和党组织统计报表

永久

8

统计年度报表

永久

9

党费收支表

永久

10

党员退党、取消资格的决定

永久

11

党员组织关系转进、转出介绍信及存根

长期

12

总支、支部改选报告、审批材料

永久

13

评选先进党支部、优秀党员和先进工作者的事迹材料及名单:全国、市级、校级的

长期

14

本校出席全国、市党代会名单登记表及发言材料

长期

15

组织工作计划、总结、报告

长期

16

党代会文件材料汇编

永久

17

党校工作计划、总结

长期

18

党校有关规章制度

长期

19

人事档案材料

永久

20

其它有归档利用价值的文件材料

党委宣传部

序号

归档范围

保管期限

1

上级、本校宣传工作文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

宣传工作计划、总结

永久

3

教职工政治思想工作计划、动态及调查材料

长期

4

反映本校各类重要活动的剪报(原件)及图表照片、底片

永久

5

宣传教育工作先进材料及名单:校级以上的

长期

6

校刊、通讯

永久

7

理论学习的决定、通知、计划、总结

长期

8

其它有归档利用价值的文件材料

党委统战部

序号

归档范围

保管期限

1

上级、本校统战工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

统战工作计划、总结

永久

3

统战工作情况调查、典型材料

永久

4

统战工作表彰先进的名单及事迹材料

长期

5

本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料

永久

6

各民主党派成员和负责人名册、登记表及统战对象名单

长期

7

台、港、澳和侨务工作材料

长期

8

各党派组织任免干部通知

长期

9

海外联谊会的重要材料

长期

10

机关党委活动形成的有归档价值的文件材料

长期

11

人事档案材料

永久

12

其它有归档利用价值的文件材料

工会

序号

归档范围

保管期限

1

上级、本校工会文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

工会工作计划、总结

长期

3

工会统计报表

永久

4

工会表彰先进集体、个人事迹材料和名单:校级以上的

长期

5

本校出席全国、市教代会、工代会代表名单、发言材料

长期

6

教代会执委会、工会委员会会议记录

长期

7

工会会员名单

长期

8

工会工作的有关规章制度

长期

9

教师、职工代表大会文件材料:(1)教代会、工代会的报告、通知、名单、议程、工作报告、领导讲话、大会发言、讨论通过的文件、决议、纪要、简报、候选人情况介绍、选举结果、上级批复。(2)重要的贺信、贺电、提案。

长期

10

妇女工作材料

长期

11

表彰先进妇女集体、个人事迹材料及名单:校级以上的

长期

12

工会重要声像材料

长期

13

工会简报信息

长期

14

人事档案材料

永久

15

其它有归档利用价值的文件材料

团委

序号

归档范围

保管期限

1

上级、本校团委文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

团代会、学代会报告、通知、名单、议程、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、大会通过的文件、上级批复

永久

3

重要的贺信、提案、总结

长期

4

团委工作计划、总结及规章制度

永久

5

本校团组织、专职干部统计年报

永久

6

表彰团员、学生先进集体和个人事迹材料及名单:校级以上的

长期

7

校团委组织学生参与各类社会的重大活动材料

长期

8

团员受纪律处分及、撤销处分的决定

长期

9

团委工作会议记录

长期

10

团委、学生会编辑发行的期刊

长期

11

各种学生社团组织名称、名单、章程

长期

12

各分团委干部任免及有关材料

长期

13

团委牵头的重大活动材料

长期

14

批准入团、离团材料及名单

长期

15

团干部、团员名册

长期

16

学生会文件、材料

长期

17

社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料

长期

18

人事档案材料

永久

19

其它有归档利用价值的文件材料

校长办公室

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关高校行政管理的文件:针对本校的、重大的需要长期贯彻执行的文件

长期

2

校务委员、校长、办公会、校长书记联席会议记录、纪要

永久

3

高校基层报表、年度大事记、年鉴、信息等

永久

4

校史、校庆、信访工作材料:重要的文件、会议记录

永久

5

群众来信来访工作材料:有领导人重要批示和处理意见的材料

长期

6

燕山大学与其他单位签定的协议书等

长期

7

各种大型活动材料

长期

8

其它有归档利用价值的文件材料

教务处

序号

归档范围

保管期限

1

上级下达的有关本科生教学工作的文件:需贯彻执行的

长期

2

上级部门召开有关教学工作会议的文件材料、重要发言交流材料

长期

3

教务处发文

长期

4

本校有关本科生教育事业发展规划、专业设置的报告及上级批复

长期

5

本校关于本科生教学工作的决定及规章制度

长期

6

本校有关本科生教学培养目标、培养规格、学制等方面的规定和办法

长期

7

本科教学课程建设、课程大纲和课程总表

长期

8

教务处会议记录及本处召开的重要会议文件材料及记录

长期

9

教务处简报、教学情况交流、教学运行状态

长期

10

教务处工作计划、总结

长期

11

统计年报表、教学安排、教学工作量的计算结果

永久

12

纸质有电子文件的材料一并拷贝归档、只有电子文件材料无其它载体的以电子文件形式归档

永久

13

其它有归档利用价值的文件材料

研究生院

序号

归档范围

保管期限

1

上级下达的有关研究生教育、教学工作的文件材料:需贯彻执行的

长期

2

本校研究生发展规划、培养计划、方案、重要报告、总结及上级批复

长期

3

本校学位评定条例、办法及计划、总结、评估材料、情况简报、获奖名单、获奖论文集等

长期

4

关于研究生教育工作会议的发言及交流材料(针对本校)

长期

5

校、系学位评定委员会调整和改选名单及上级批复、研究生学位公报

长期

6

申请(硕士、博士)点、博士后流动站的报告、材料及上级批复

长期

7

学科、专业评估申报材料及上级批复

长期

8

研究生论文及答辩材料

长期

9

在校学生名册、学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学、户口迁移及学生出国、意外事故)

长期

10

各专业教学计划、大纲、课表等

长期

11

各学科专业指导教师名单

长期

12

毕业研究生毕业证书证书编号

永久

13

授予博士、硕士、同等学历在职人员学位证书编号

永久

14

纸质有电子文件的材料一并拷贝归档、网页材料和只有电子文件材料无其它载体的以电子文件形式归档

永久

15

其它有归档利用价值的文件材料

科学技术研究院

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关科研工作的政策法规通知等

长期

2

校级以上科研项目的全套材料:立项审核、开题、结题、奖励

长期

3

科技统计年报

永久

4

关于建立科研机构的报告及批复

长期

5

国家教委、中央各部、委、市教委、市科委下达的科研计划及科研经费

长期

6

与校外有关单位关于科技协作、科技服务签订协议书、合同

长期

7

科技咨询服务、委托、合作、开发项目登记表

长期

8

科技统计资料

长期

9

知识产权证书

长期

10

校级以上科技成果获奖材料

长期

11

科技成果评价(鉴定)材料

长期

12

科研平台材料

长期

13

其它有归档利用价值的文件材料

社会科学处

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关社科工作的文件材料:针对本校的(计划、经费、成果等)、需要贯彻执行的文件材料

长期

2

本校社科工作规划、计划、总结、报告、请示、批复

永久

3

社科处工作的规章制度

永久

4

社科工作的各类统计年报

永久

5

重要社科会议、活动的文件材料及声像材料

长期

6

全校社科项目获省部级以上奖励的证件与相关材料

永久

7

省级以上社科重点研究基地的报批、建设、活动等相关文件材料

永久

8

本单位工作年鉴和学校以外的其它重要获奖证件与材料

长期

9

重大活动、事件,重要会议的声像材料

永久

10

社科经费、课题、项目等的申报和批复材料

永久

11

其它有归档利用价值的文件材料

人事处

序号

归档范围

保管期限

1

关于机构、编制的规划、计划、报告及上级的批复

永久

2

校内机构设置、变更的决定、通知

永久

3

人事处权限内的干部任免通知

永久

4

处分教职工的决定及复查、撤消处分的材料(开除、留校察看、警告、记过、复查、撤销的决定)

长期

5

关于办理辞、复职、除名干部及专业人员处理材料

长期

6

人事统计报表

永久

7

教职工名单

永久

8

关于干部、教职工调配工作报告、审批意见及商调函

长期

9

教职工调动材料:调入、调出本校的介绍信及存根、报到证

长期

10

接收毕业生分配通知单

长期

11

人员内部调动通知单

长期

12

使用临时工的有关材料

长期

13

退休通知单

长期

14

教职工转正、定级的通知和名单

长期

15

教职工工资调整名单

长期

16

关于工资改革工作计划、总结、报告、规定及上级批复

长期

17

工资关系介绍信存根

长期

18

教职工福利、工伤、抚恤、家属农转非、安置复转军人等材料

长期

19

劳动工资通知单、起薪单、变薪单、止薪单

长期

20

发放各种津贴名册

长期

21

上报的劳动工资统计表

永久

22

教职工退休、退职人员登记表

长期

23

教师工作量的规定及执行情况

长期

24

政府特贴专家,有突出贡献专家、青年科技专家材料

长期

25

职工评定、聘任专业技术职务职称材料及任职资格评审表

长期

26

其它有归档利用价值的文件材料

计划财务处

序号

归档范围

保管期限

1

财务预算、决算会计报表

永久

2

财务账簿

15

3

会计凭证

15

4

银行对账单、银行余额调节表

15

5

工资发放表

15

6

各种奖助学金发放表

15

7

会计档案保管清册、会计档案销毁清册

永久

8

其它有归档利用价值的文件材料

永久

学生工作处

序号

归档范围

保管期限

1

学生处发文

长期

2

学生处工作计划、总结、汇编

长期

3

电子文档(无纸质的文档可直接移交电子文档)

永久

4

其它有归档利用价值的文件材料

国际合作处

序号

归档范围

保管期限

1

外事工作规章制度、计划、总结、简报等

长期

2

外事工作统计报表

永久

3

外事工作会议材料

长期

4

学校党、政领导出国访问、考察等重要文件材料

长期

5

出国、考察、访问、讲学报告及研究人员有关材料

长期

6

学校选派出国与回国留学人员情况统计表及调查表

长期

7

教职工自费留学、因私出国探亲申请报告及批准材料(经由学校办理的)

长期

8

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

长期

9

与国内外交流、合作办学的材料

长期

10

接待外宾明细表

长期

11

各类外籍人员相关材料

长期

12

其它有归档利用价值的文件材料

实验室与资产管理处

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关实验室与资产管理工作的文件:针对本校的、需要贯彻执行的文件材料

长期

2

本单位工作的规章制度

永久

3

本单位工作计划、总结、报告、请示、批复及统计报表

永久

4

全校固定资产统计年报

永久

5

新增、报废固定资产清册及统计报表

永久

6

固定资产变更情况统计表

长期

7

固定资产、仪器设备清查盘存的重要材料、固定资产登记清册

长期

8

仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复

长期

9

本单位年鉴和学校以外的重要获奖证件与材料

长期

10

重大活动、事件、重要会议等声像材料

永久

11

电子文档和数据库及网页材料

永久

12

仪器、设备申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)及经费分配

长期

13

上级或主管领导批复和准购批示,大型仪器设备采购招、投标材料

长期

14

仪器设备定购合同(复印件)和会谈纪要、记录等(含进口设备有关的商务技术文件)

长期

15

大型仪器设备开箱记录、安装、调试记录和双方签字移交文件保修单

长期

16

大型仪器设备说明书及全套随机文件材料

长期

17

索赔来往函件及结果文件

长期

18

大型仪器设备重大事故的调查分析及处理意见

长期

19

其它有归档利用价值的文件材料

长期

安全工作处

序号

归档范围

保管期限

1

上级、本校关于保卫工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

公安、保卫处各类规章制度

长期

3

公安、保卫处工作计划、总结、报告

长期

4

燕山大学校园安全隐患限期整改通知书及回复

长期

5

其它有归档利用价值的文件材料

招生就业处

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关研究生、本科生招生工作的材料(包括招生计划、规定及有关省市生源计划)

长期

2

录取新生名单(分省市)

长期

3

上级下达有关毕业生就业的计划、规定、通知等

长期

4

毕业生就业情况表、就业方案等

永久

5

本校各专业招生简章及专业介绍

短期

6

其它有归档利用价值的文件材料

离退休工作处

序号

归档范围

保管期限

1

离退休工作计划、总结、报告

长期

2

有关离退休工作的各种统计年报表、离退休人员名单

永久

3

其它有归档利用价值的文件材料

各国家重点实验室、研究中心

序号

归档范围

保管期限

1

本单位工作计划、总结、报告、请示、批复及统计报表

永久

2

重要会议、重大活动、事件的文件材料(亚稳材料)

长期

3

与外单位合作的合同、协议书等文件材料(国防重点学科实验室)

长期

4

重要科研课题文件材料

长期

5

其它有归档利用价值的文件材料

期刊社

序号

归档范围

保管期限

1

《燕山大学学报》(书刊、原稿、评审单),因所有稿件均通过稿件系统进行处理,原稿及评审意见无纸质版,均为电子版并可在稿件系统上查询,故只存档出版期刊原件

长期

2

《燕山大学教学研究》(书刊、原稿、评审单)因所有稿件均通过稿件系统进行处理,原稿及评审意见无纸质版,均为电子版并可在稿件系统上查询,故只存档出版期刊原件

长期

3

《燕山大学学报(哲学社会科学版)》(书刊、原稿、评审单),因所有稿件均通过稿件系统进行处理,原稿及评审意见无纸质版,均为电子版并可在稿件系统上查询,故只存档出版期刊原件

4

其它有归档利用价值的文件材料

图书馆

序号

归档范围

保管期限

1

图书馆工作计划、总结、报告

长期

2

图书馆概况、发展规划、统计年报

永久

3

其它有归档利用价值的文件材料

信息技术中心

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关网络、信息化建设工作的文件:针对本校的、需要长期贯彻执行的文件材料

永久

2

信息技术中心年度工作计划、总结、报告、请示、批复

永久

3

信息技术中心工作的规章制度,校园网管理条例、规章制度

永久

4

学校网络、信息化基础设施建设方面的规划、报告、总结方面的文件材料

永久

5

确保校园网运行和校园网主干网络基础设施建设与维护的技术文件材料

永久

6

校园网络公共服务体系建设方面的文件材料

长期

7

开展现代网络信息技术研发工作方面的文件材料

长期

8

电子校务建设方面的文件材料

长期

9

网络信息化建设的重要技术文件资料

长期

10

其它有归档利用价值的文件材料

档案馆

序号

归档范围

保管期限

1

上级、本校有关本部门工作的文件材料:需要贯彻执行的

长期

2

本部门工作规章制度

长期

3

本部门工作计划、报告、总结

长期

4

本部门召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料和特殊载体档案材料

永久

5

档案馆概况、发展规划、案卷目录、统计及统计年报

永久

6

档案馆与校外交流的有关材料

长期

7

档案馆指南、全宗介绍

长期

8

各地校友会成立、建设、分支机构负责人名录及重要活动材料

长期

9

校友名册、通讯录及出版物

永久

10

有关知名校友文字、声像材料

长期

11

基金会相关资料

长期

12

其它有归档利用价值的文件材料

大学科技园

序号

归档范围

保管期限

1

上级及本校大学科技园管理的文件材料

长期

2

大学科技园制定的各种规定、条例、办法、制度等法规性材料

永久

3

大学科技园年度工作计划、总结、统计报表  

永久

4

各种有价值的合同

长期

5

大学科技园重大活动、事件、重要会议等声像材料

长期

6

其它有归档利用价值的文件材料

高等教育发展研究中心

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关高等教育发展研究工作的文件材料:针对本校的、需要长期贯彻执行的

永久

2

本单位工作的规章制度、管理办法

永久

3

本单位工作计划、总结、报告、请示、批复及重要统计报表等材料

永久

4

学校与校外有关单位签订的重要合同、协议书

永久

5

与学校有关的重要法律纠纷案件立案、结案材料

长期

6

为学校建设、发展起草撰写的重要文件材料和相关汇报材料

永久

7

学校建设与发展的总体规划、分项规划

永久

8

本校教育事业规划、计划及上级批复

永久

9

为学校领导起草、撰写的工作报告,重要会议、重要活动讲话稿

长期

10

本单位撰编的、供学校领导参考的内刊资料

长期

11

本单位年鉴及学校以外的重要获奖证件与材料

长期

12

重要的声像材料

永久

13

其它有归档利用价值的文件材料

工程训练中心

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关工程训练工作的文件材料:针对本校的、需要贯彻执行的文件材料

长期

2

本单位工作的规章制度

永久

3

本单位年度工作计划、总结、报告、请示、批复及统计报表

永久

4

重要会议、重大活动、事件的文件材料

长期

5

其它有归档利用价值的文件材料

产业集团

序号

归档范围

保管期限

1

上级及本校关于产品生产与科技开发管理的文件材料

长期

2

企业为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度等法规性材料

永久

3

产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表  

永久

4

产品项目全套材料

长期

5

各种有价值的合同

长期

6

产品生产与科技开发的重大活动、事件、重要会议等声像材料

永久

7

其它有归档利用价值的文件材料

后勤集团

序号

归档范围

保管期限

1

后勤集团工作的规章制度

永久

2

重大活动、重要会议文件材料,会议纪要以及汇报材料

长期

3

后勤工作的各种重要合同、协议书

长期

4

全校性总体规划、设计总平面图

5

重要建造、维修、改造工程(重要房屋、建筑物、基础设施)图纸及主要材料

永久

6

校园环境测评、调研资料

长期

7

基建工程财务预、决算及上级批复

长期

8

水、电、气管道分布图

长期

9

本校零星修建计划、报告及上级批复

长期

10

本校关于土地、校舍调拨、征用、租借的报告、合同、协议书及上级批文

长期

11

单项工作项目及竣工图

长期

12

其它有归档利用价值的文件材料

出版社

序号

归档范围

保管期限

1

本单位出版新书目录

长期

2

本单位年鉴和学校以外的重要获奖材料

长期

3

其它有归档利用价值的文件材料

燕大宾馆

序号

归档范围

保管期限

1

本单位制定的各种规定、条例、办法和制度

永久

2

各类统计报表和年度工作总结

永久

3

会计报表、帐簿及凭证

短期

4

其它有归档利用价值的文件材料

本部各学院

序号

归档范围

保管期限

1

各院(系)、分党委、总支、直属党支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表(机械、材料、电气、建工、文法、环化、车辆)

长期

2

各院()、分党委、总支、直属党支部党建工作、人员奖励及有关材料(机械、建工、环化、车辆)

长期

3

学院开展各种学术活动的材料(机械、建工、环化)

长期

4

教学评估汇总材料、评估结论(机械、理学院、环化、车辆)

长期

5

本科生优秀毕业论文(一个专业一本)(机械、材料、电气、外语、建工、文法、理学院、环化、车辆)

长期

6

各学院有关重大活动的录音(像)、光盘、磁盘等声像载体(机械、材料、建工、文法、环化)

长期

7

党政联席会议纪要、学术委员会会议纪要、发展学生党员备案表、学院党政红头文件(机械)

长期

8

学生会和学生组织成员名单(机械)

长期

9

学院年鉴(机械)

长期

10

其它有归档利用价值的文件材料

国防科学技术学院

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关国防科学技术学院工作的文件材料:针对本校的、需要贯彻执行的文件材料

长期

2

本单位工作的规章制度

永久

3

本单位工作计划、总结、报告、请示、批复及统计报表

永久

4

重要会议、重大活动、事件的文件材料

长期

5

与外单位合作的合同、协议书等文件材料

长期

6

本单位工作的重要检查、验收、评估材料

长期

7

重要科研课题全套文件材料(立项审核、开题、结题、奖励、验收)

长期

8

本单位年鉴及学校以外的重要获奖证件与材料

长期

9

重大活动、事件、重要会议等声像材料

永久

10

其它有归档利用价值的文件材料

国际教育学院

1

学历留学生毕业档案

长期

2

其它有归档利用价值的文件材料

 

继续教育学院

序号

归档范围

保管期限

1

上级机关下达的有关成人教育、夜大教学工作指令性、指导性文件(需贯彻执行的)

长期

2

继续教育学院有关专业设置、调整、撤销、合并、更改名称的报告及上级批复

长期

3

成人教育、夜大各类培训班登记表、录取新生名单

长期

4

成人教育、夜大学生使用教材目录

长期

5

成人教育、夜大成绩册及成人自考成绩册

永久

6

毕业证书编号、授予学位证书编号名册

永久

7

成人教育、夜大学生学籍管理(休学、复学、转学、退学)材料

永久

8

本校成人教育、夜大学招生计划、招生简章及专业介绍

短期

9

成人教育、夜大各专业期末考试试题(部门留存五年)

短期

10

其它有归档利用价值的文件材料

 

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