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燕山大学校属各单位具体归档范围实施细则
2005-02-24 15:46 李丽环    (点击: )

根据《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》,本着为学校负责、替未来着想的原则,结合我校实际情况起草了本细则,希望各单位详细阅读有关条款,发现不妥之处及时指出,以便我们更正。

()党委办公室需归档的材料

1、上级及校内有归档价值的党委文件;

2、党委会记录、党委大事记、党代会材料及中层干部会议记录;

3、党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知;

4、学校党委组织的大型活动材料;

5、党委工作计划、报告、总结;

6、党委负责人的重要讲话稿和参加上级会议发言稿;

7、党群系统重要统计材料;

8、信访材料及有归档价值的其它材料。

()校长办公室需归档的材料

1、上级及校内有归档价值的文件;

2、全校性的规章制度、校长办公会记录;

3、全校性工作会议及其他行政会议记录;

4、校领导的重要讲话和参加校外会议发言稿;

5、学校年度、学期工作计划、报告、总结;

6、全校性工作调查材料和经验介绍、学校评估材料;

7、本校历史沿革、大事记等;

8、燕山大学年鉴、信息、高校基层报表等;

9、燕山大学与其他单位签定的协议书等;

10、校史、校友、校庆工作材料;

11、有归档价值的其它材料,例:集体奖证书、教职工代表大会等材料。

(三)组织部需归档的材料

1、上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报等文件;

2、规章制度、工作计划、总结、决定、报告、调查材料;

3、本校组织机构设置变动、请示、批复和各种统计报表;

4、副处级以上干部名册,各总支、支部委员名册,党员名册;总支、支部改选报告、审批材料;

5、关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料;

6、发展新党员、预备党员转正的名册;

7、党内统计报表、党员组织关系介绍信;

8、有归档价值的其它材料。

(四)宣传部需归档的材料

1、上级及校内有关宣传方面的文件材料;

2、学校各项活动的照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等;

3、学校电视台新闻的资料和光盘;

4、工作要点和年终工作总结等;

5、教职工及学生思想政治工作调查统计及有关材料;

6、燕山大学报(校刊);

7、有归档价值的其它材料。

(五)审计处、纪检监察处需归档的材料

1、上级下发的有审计、纪检、监察方面的文件材料;

2、审计、纪检监察处制定的规章制度、工作计划和总结;

3、统计年报、重要报表、调查报告、重要会议记录;

4、工程预算审计及各类审计材料;

5、校内审计、纪检案件的所有材料;

6、有归档价值的其它材料。

(六)统战部需归档的材料

1、上级及校内有归档价值的文件;

2、本校统战工作计划、决定、报告、通知和总结;

3、统战工作情况调查、典型材料、统计表;

4、本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料;

5、台、港、澳和侨务工作材料;

6、各民主党派成员和负责人名册及有关材料;

7、统战工作重要会议记录;

8、有归档价值的其它材料。

(七)工会需归档的材料

1、上级下发的有关工会和妇委会的文件;

2、年度工作计划、报告、重要通知、总结、统计等;

3、职工代表大会、工会委员会、妇女工作的有关材料;

4、表彰工会先进集体个人的材料、名单;

5、基层工会干部和会员名册;

6、有归档价值的其它材料。

(八)团委需归档的材料

1、上级及校内有关共青团方面的文件材料;

2、团委工作计划、报告、总结及规章制度;

3、团委各类统计年报及工作典型调查材料;

4、本校团代会、学代会相关文件;

5、处分团员的材料及复查材料;

6、批准入团、离团材料及名单团、干部、团员名册;

7、团委会议记录、学生会文件、材料;

8、本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料;

9、团委牵头进行的重大活动的有关材料;

10、社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料;

11、有归档价值的其它材料。

(九)国际合作处需归档的材料

1、上级及校内有关外事的文件材料,尤其是上级的批复;

2、规章制度、计划、总结、外事会议材料;

3、外事工作统计报表、国际会议论文;

4、国际比赛材料、各种函件、协议书等;

5、外籍人员相关材料、教职工出国请示及批复;

6、出国(境)讲学、考察、访问及研究人员有关材料;

7、本校及国外单位完成的国际合作项目、成果等材料;

8、外国政党官员、各界人士来校参观访问的文件材料;

9、外国留学生的学籍卡片、成绩、录简单、毕业论文、学生名册、学生去向、教学计划、大纲、安排等;

10、有归档价值的其它材料。

(十)人事处需归档的材料

1、上级及校内有关人事、特别是离退休人员方面的文件材料;

2、规章制度、工作计划、报告总结、调查材料、会议记录;

3、教职工评定、聘任职务职称材料及任职资格评审表;

4、起薪单、变薪单、止薪单;

5、人员调入、调出材料、工资统计报表等;

6、劳动工资通知单、工资关系介绍信存根;

7、人事统计报表、教职工名册登记表;

8、困难补助、假期补助、夜餐补助名册等;

9、领导干部津贴发放明细、电话补贴、各种补助、津贴名单;

10、政府特贴专家,有突出贡献专家、青年科技专家材料;

11、接收毕业生分配通知单及人员内部调动通知单;

12、教职工退休、退职、离职和出国的有关材料;

13、教职工援外、支援边远地区和异地安置等材料;

14、教师工作量的规定及执行情况、教师业务考核材料;

15、使用临时工的有关材料;

16、关于机构设置、变化、编制规划及上级批复;

17、人事处权限内的干部任免文件及名册;

18、表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料;

19、处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料;

20、师资培养、教师进修规定、计划安排;

21、有归档价值的其它材料。

(十一)计财处需归档的材料

1、上级下发的有关财务方面的文件材料;

2、规章制度、工作计划、年终总结;

3、会计报表、账本、会计凭证、工资明细表、助学金、奖贷学金;

4、有归档价值的其它材料。

(十二)教务处需归档的材料

1、上级下达有关教学方面的文件材料;

2、教务处制定的管理办法;

3、教学检查材料;

4、实验室各种统计表;

5、教学计划、课表、教师任课名单;

6、学生成绩、学籍变动材料;

7、教师自编、主编教材、教学使用目录;

8、毕业生电子注册名册;

9、有归档价值的其它材料。

(十三)科研处需归档的材料

1、上级下达的有关科研方面的文件材料;

2、科研处制定的管理办法;

3、科技统计年报;

4、科技信息;

5、专利证书原件或复印件;

6、纵向科研—批准后的各种项目、文件、材料及合同;

7、横向合同;

8、科研鉴定材料;

9、获奖材料及证书;

10、科研平台建设立项书;

11、教学平台建设立项书;

12、重点实验室建设材料;

13、科研机构设置;

14、会计报表、帐簿及凭证;

15、有归档价值的其他材料。

(十四)国有资产处需归档的材料

1、上级及本校有关仪器、设备工作的文件材料;

2、本校仪器、设备管理的规章制度;

3、仪器、设备统计报表、工作年度(季度)总结;

4、10万元以上仪器设备说明书及全套随机文件材料;

5、有归档价值的其它材料。

(十五)学工处需归档的材料

1、上级下达的有关在校学生的文件材料;

2、学工处制定的管理办法、规章制度等;

3、毕业生就业方案;

4、学生学籍卡片;

5、军训材料;

6、有归档价值的其它材料。

(十六)保卫处需归档的材料

1、上级下达的有关保卫、安全、消防文件材料;

2、规章制度、工作计划、报告、总结和调查材料;

3、统计年报及重要会议记录;

4、要害部门的公安保卫、消防工作;

5、有归档价值的其它材料。

(十七)建设规划处需归档的材料

1、上级及本校有关基建工作的文件,尤其是上级的批复;

2、规章制度、工作计划、年度总结、统计报表;

3、全校性总体规划、设计总体平面图、水、电、气管道分布图、地质勘探、地形测量等材料;

4、基建工程项目全套资料(包括前期文件、竣工资料);

5、会计报表、帐簿及凭证;

6、有归档价值的其它材料。

(十八)校园管理处需归档的材料

1、上级下发的有关校园管理等的文件材料;

2、规章制度、工作计划、年终总结;

3、与房产、居委会有关的材料;

4、会计报表、帐簿及凭证;

5、有归档价值的其它材料。

(十九)高教研究中心需归档材料

1、上级下达有关高教研究方面的文件材料;

2、本校教育事业规划、计划及向上级请示和上级批复;

3、国内外高校发展动态的相关材料;

4、年度工作计划、总结、各种统计报表;

5、有归档价值的其它材料。

(二十)现代教育中心需归档材料

1、上级下达有关现代教育方面的文件材料;

2、规章制度、工作计划、总结、报表等;

3、学校大型活动录音、录像、光盘等声像档案;

4、有归档价值的其他材料。

(二十一)图书馆需归档的材料

1、上级下达的有关图书文献的文件材料;

2、本单位制定的各种规定、条例、办法、制度;

3、各类统计报表和年度工作总结;

4、与校外交流等其他有归档价值的其它材料。

(二十二)期刊社需归档的材料

1、上级下发的有关出版、发行等方面文件材料;

2、规章制度、工作计划、报告、总结、重要会议记录;

3、《燕山大学学报》(书刊、原稿、评审单);

4、《燕山大学教学研究》(书刊、原稿、评审单);

5、《燕山大学教学研究(哲社版)》(书刊、原稿、评审单);

6、编辑出版合同、协议书、出版请示及批复;

7、有归档价值的其它材料。

(二十三)各学院需归档的材料

1、上级下达的有关院系建设等文件材料;

2、院系制定的管理办法;

3、毕业照片及底片(规格不超过25cm×13cm);

4、本科生优秀毕业论文(每个专业一本);

5、集体或个人获奖证书等;

6、有归档价值的其它材料。

(二十四)里仁学院需归档的材料

1、上级下达的有关二级学院的文件材料;

2、里仁学院制定的管理办法;

3、教学检查、评估、优秀教学质量评奖材料;

4、实验室等各类统计表;

5、教学计划、课表、教师任课名单;

6、学生成绩、卡片、学籍变动材料;

7、自编、主编教材、教学使用目录;

8、毕业生验印名册;

9、毕业生调配方案;

10、军训材料;

11、招生录简表;

12、招生简章;

13、重点学科建设等材料;

14、会计帐簿、报表及凭证;

15、毕业生照片;

16、有归档价值的其它材料。

(二十五)继续教育学院需归档的材料

1、上级下达的有关成人教育的文件材料;

2、成教学院制定的管理办法;

3、学生成绩、学籍变动材料;

4、毕业生验印名册;

5、招生录简表;

6、招生简章;

7、毕业决定;

8、会计报表、帐簿及凭证;

9、毕业学生照片;

10、有归档价值的其它材料。

(二十六)研究生学院需归档的材料

1、上级下达有归档价值的文件;

2、研究生学院制定的管理办法;

3、教学计划、课表、教师任课名单;

4、学位论文及答辩材料;

5、新生录简单、学生成绩、学籍变动材料;

6、重点学科建设等材料;

7、毕业生照片及底片(规格不超过25cm×13cm);

8、有归档价值的其它材料。

(二十七)招生工作处需归档的材料

1、上级下达的有关招生方面的文件材料;

2、招生办制定的管理办法;

3、学生招生录简表;

4、新生名册;

5、与其他单位签的协议书、合同等;

6、招生简章;

7、有归档价值的其它材料。

(二十八)体育系需归档的材料

1、上级下达的有关体育教学的文件材料;

2、体育系制定的管理办法;

3、运动会和参加校外体育活动的获奖材料;

4、有归档价值的其它材料。

(二十九)后勤集团公司需归档的材料

1、上级下发的有关后勤管理等方面的文件材料;

2、规章制度、工作计划、年终总结;

3、会计报表、帐簿及凭证;

4、有归档价值的其它材料。

(三十)产业集团公司需归档的材料

1、上级及本校关于产品生产与科技开发管理的文件;

2、本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度;

3、产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表;

4、产品项目全套材料;

5、各种有价值的合同;

6、会计报表、帐簿及凭证等;

7、有归档价值的其它材料。

(三十一)培训中心需归档的材料

1、上级下达的有关宾馆餐饮等文件材料;

2、本单位制定的各种规定、条例、办法、制度;

3、各类统计报表和年度工作总结;

4、会计报表、帐簿及凭证;

5、有归档价值的其它材料。

(三十二)离退办需归档材料

1、上级下达有关离退休方面的文件材料;

2、各种活动的相关材料和各种补贴明细;

3、年度工作计划、总结、统计报表;

4、有归档价值的其它材料。

会计档案接收单位

计财处、科技处、基建处、产业集团公司、培训楼、成教院、里仁学院、后勤集团公司。

注:

各部门原则上应在次年的六月底前做好立卷归档工作,但视情况也可随时进行归档。

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