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燕山大学军工固定资产投资项目档案建档规范(试行)
2016-05-11 16:13 李丽环    (点击: )

(燕大档字[2016]13号)

1.总则

1.1为了加强我校军工项目档案管理工作,确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用,发挥项目档案在科学技术成果转化、应用和科研辅助支撑等工作中的作用,为项目建设、维护、技术储备以及监督管理提供依据和保障,制定本规范。

1.2本办法适用于国家国防科技工业局或河北省国防科技工业局审批可行性研究报告或初步设计的项目。本办法所称项目档案是指在国家国防科技工业局或河北省国防科技工业局固定资产投资项目(以下简称项目)立项、实施、竣工验收等各阶段形成的具有保存价值的各种载体形式的历史记录。

1.3本规范明确了项目档案管理工作的基本要求及管理职责,规定了项目文件的归档范围、质量要求、整理组卷和档案验收要求。

1.4军工固定资产投资项目档案建档除执行本规范外,尚应执行国家现行有关标准、规范,并接受监督、检查和指导。

2.引用标淮

下列标准、规范中所包含的条文,通过在本规范中引用而构成为本规范的条文。

GB/Tll822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》

DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》

国防科工局 国家档案局《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》(科工办〔2007〕161号)

国防科工局《国防科技工业固定资产投资项目竣工验收工作准则》(科工计〔2011〕1271号)

国防科工局《国防科技工业固定资产投资项目竣工验收实施细则》(试行)(科工计〔2011〕536号)

上述引用的标准、规范如另有更新,则按新标准、新规范执行

3.基本要求

3.1项目建档工作实行统一领导、分级管理、确保质量、便于利用的原则。

3.2项目档案必须完整、准确、系统、安全,能够全面反映项目自立项、实施至竣工验收的全过程。

3.3项目建档工作必须同步纳入项目管理的各个环节,明确相关人员的建档工作职责,制定项目文件形成、收集、整理和归档的工作流程和制度。

3.4项目建档工作中应严格执行国家有关保密和知识产权保护等方面的法律法规及规章制度,确保项目档案的安全。

4.管理职责

4.1学校项目主管部门

(1)项目自立项时起,项目主管部门应及时通知档案馆。

(2)项目执行过程中,项目主管部门应会同档案馆对建档工作进行跟踪、检查。

(3)项目主管部门在召开项目建设的重要会议、项目仪器设备(含软件)开箱验收、项目(设备)阶段评审前应及时通知档案馆或项目专/兼职档案人员参加。

(4)项目主管部门和资产、采购、财务、基建等职能部门负责其职责范围内与项目有关的各类管理性文件材料的收集、整理和密级分解,项目档案单项验收前管理性文件由项目主管部门保管,验收合格后一并移交档案馆。

(5)项目主管部门应将外协单位产生的项目文件的收集、整理和移交纳入合同管理,对移交项目文件的完整性、套数、移交时间提出明确要求,合同结束时负责检查移交的项目文件是否符合合同要求。

(6)项目验收前,项目主管部门应与档案馆、实验室与资产管理处及有关部门一起做好项目档案单项验收工作。

4.2学校档案主管部门

(1)根据项目建设内容,制定项目档案分类表和项目文件归档范围。

(2)配合项目主管部门加强对项目建档工作的同步跟踪、检查,并进行业务培训和指导。

(3)参加项目建设的重要会议、项目仪器设备(含软件)开箱验收、项目(设备)阶段评审、项目档案单项验收和项目竣工验收。

(4)负责对移交至档案馆的项目文件进行质量审核和汇总整理。

4.3项目建设单位

项目自立项时起,项目建设单位即应明确档案工作分管领导,成立档案工作小组,建立建档工作的各级责任人网络,明确工作任务,做好项目档案单项验收准备工作。

(1)项目负责人

1)配备项目兼职档案员,明确工作职责和要求。

2)根据项目进度,督促做好项目建档工作。

3)负责审核归档项目文件的真实性和完整性。

(2)项目科研人员

在项目实施过程中,及时收集、积累各类文件材料,按阶段移交项目兼职档案员。

(3)项目兼职档案员

1)协助项目负责人及科研人员建立预立卷。

2)在项目实施过程中,应与项目主管部门及相关职能部门、档案馆沟通与交流。

5.项目文件的归档范围及质量要求

5.1项目文件的归档范围

5.1.1项目从立项、实施到竣工验收全过程中形成的,具有保存价值的各种载体的文件均应收集齐全,整理立卷后归档。

5.1.2项目文件的归档范围及保管期限见《燕山大学军工固定资产投资项目文件归档范围及保管期限》(附录1)。

5.2归档文件的质量要求

5.2.1归档的项目文件原则上应为原件。

5.2.2项目文件的内容必须真实、准确,与实物、实况相符合。

5.2.3项目文件的载体和书写印制材料应符合档案保护的要求。

5.2.4项目文件应字迹工整、图样清晰、图表整洁,签字盖章手续和文件形成日期完备。

5.2.5外文文件和相应的中文译件应归档,未翻译的外文文件,应译出中文标题。

5.2.6录音、录像文件应保证载体的有效性,并执行国家现行有关标准、规范。

5.2.7电子文件应使用不可擦写的电子介质存储,并执行国家现行有关标准、规范。

6.项目文件的整理组卷

6.1分类

项目档案应按项目建设内容分为项目综合管理文件、仪器设备(含软件)文件、基建文件、声像材料、电子文件等大类。

6.2组卷

6.2.1组卷原则

应遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用。

6.2.2组卷要求

(1)案卷内文件应齐全、完整,签字盖章手续完备。

(2)案卷及卷内文件不应有重份,不同载体的文件应分别组卷,并标注互见号。

(3)项目档案保管期限分为永久、30年、10年,仪器设备(含软件)档案保管期限可参考其使用周期确定。

(4)案卷密级分为秘密、机密、绝密三种。同一案卷内有不同密级的文件应以最高密级为本卷密级。

6.2.3组卷方法

(1)项目综合管理文件按问题组卷。

(2)项目仪器设备(含软件)文件以单台(套)为单位进行组卷。

(3)成册、成套文件宜保持其原有形态。

(4)建设项目后评估、改扩建或重建所形成的项目文件应单独组卷。

6.3卷内文件排列

6.3.1管理性文件按问题结合时间(阶段)或重要程度排列。同一事项的请示和批复、同一文件的印本与定稿、正件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,正件在前、附件在后,译文在前、原文在后的顺序排列。

6.3.2既有文字材料又有图纸的案卷,一般按文字材料在前、图纸材料在后的顺序排列。

6.4编写卷内文件页号

6.4.1卷内文件均按有效内容的页面编号,每卷页号均以“1”开始,各卷之间不连续编号;卷内以件为装订单位的,每件页号均以“1”开始。

6.4.2页号编写位置:单面书写在文件右上角,双面书写的文件,正面在右上角,背面在左上角,折叠后的图纸一律在右下角。

6.4.3成套图样或印刷成册的文件,自成一卷的,不必重新编号。

6.4.4卷内目录、卷内备考表不编写页号。

6.5填写卷内目录、备考表和案卷封面

6.6案卷装订

6.6.1案卷装具一般采用卷夹、卷盒两种形式。

6.6.2案卷可采用装订与不装订两种形式,文字材料必须装订,图纸可不装订。同一项目内案卷装订规律应统一。

6.6.3文字材料装订以左齐、底齐为准,左侧20mm,采用三孔一线的装订方法。

6.6.4不装订的图纸要按图号顺序排列好,折叠方法见GB/T10609.3。按照手风琴式和A4号图幅(210mm×297mm)折叠,标题栏在右下角露出来,填写图纸目录一起装盒。

6.6.5装订时应去掉金属物,修补好破损的文件,装订线内有文字的文件要进行加边处理。

6.6.6对不宜装订的手稿、证件、声像材料、电子文件,可用盒、卷、袋或相册保管。声像材料和电子文件等应附文字说明,对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行标注。

6.7案卷排列

项目全部案卷根据项目档案分类表进行系统排列。

6.8项目档案的汇总

整套项目档案汇总整理由档案馆负责组织,其内容包括:对整套项目档案进行清点、编目、上架。

7.项目档案的验收

7.1项目档案验收的组织

国家国防科技工业局或河北省国防科技工业局投资的军工固定资产投资项目的档案验收,须预先通过燕山大学组织的档案单项验收。

7.2验收组的组成

燕山大学组织的项目档案单项验收,验收组由国防科学技术学院、档案馆、实验室与资产管理处及有关部门组成。专业技术性强的项目可邀请有关专业人员参加。

7.3申请档案验收应具备的条件

7.3.1主要生产性工程、辅助工程和公用工程已按文件批准的内容建成,能满足生产或使用的需要。

7.3.2主要工艺设备已安装配套并且联动负荷运行指标考核合格,能够研制、生产出符合设计文件规定的合格产品或代表产品。

7.3.3完成了项目建设全部文件材料的归档和分类、编目等档案整理工作。

7.3.4项目建设单位组织项目施工、监理、档案等方面负责人员完成了项目档案工作全面自检,并形成自检情况报告。主要内容包括:

(1)项目建设及管理概况(包括任务来源和依据、建设起止时间、投资总额及构成);

(2)项目档案管理概况(包括保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施,项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况,档案种类和数量,案卷质量,竣工图质量);

(3)档案在项目建设、管理、试运行中的作用;

(4)存在的主要问题及解决措施;

(5)申请验收的时间。

7.4项目建设单位一般应在竣工验收计划时间的2个月前做好档案验收准备工作,并以正式文件形式向项目档案验收组织单位提交固定资产投资项目档案验收申请。

7.5档案验收内容及要求

7.5.1按照DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》,结合项目产生文件材料的实际情况,检查项目档案的完整性、准确性、系统性。

7.5.2项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交符合DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》。

7.6项目档案的验收按照国防科工局相关规定进行。

7.7项目档案不符合验收要求的,根据验收组出具的整改备忘录进行整改。整改完成后,重新履行项目档案申请验收手续。项目档案整改后仍不符合验收要求的,不得进行项目竣工验收。

  

附录1

燕山大学军工固定资产投资项目文件归档范围及保管期限

序号

文件内容

保管期限

一、项目综合管理文件

(一)项目方案论证文件

1.

调研报告

30年

2.

方案论证、设计方案文件

30年

3.

项目评估文件

30年

(二)项目建议书相关文件

1.

项目建议书、上报请示

永久

2.

项目建议书评审通知、专家评估报告或评审意见、建设单位反馈意见

永久

3.

项目建议书批复或规划方案通知

永久

4.

项目建议书咨询合同及建设单位审批材料

永久

(三)项目可行性研究报告相关文件

1.

项目可行性研究报告、上报请示

永久

2.

项目可行性研究报告评审通知、专家评审意见、专家签字表

永久

3.

项目可行性研究报告批复

永久

4.

项目可行性研究报告招投标及相关评审文件

永久

5.

项目可行性研究报告咨询合同及建设单位审批材料

永久

(四)项目初步设计相关文件

1.

项目初步设计报告及有关图纸、上报请示

永久

2.

项目初步设计评审通知、评审意见、专家签字表

永久

3.

项目初步设计批复

永久

4.

项目初步设计招投标及相关评审文件

永久

5.

项目初步设计咨询合同及建设单位审批材料

永久

(五)项目实施方案

永久

(六)项目管理文件

1.

项目管理的规章制度

30年

2.

项目管理的机构设置、人员配备等材料

30年

3.

项目管理的相关会议材料

30年

3.

项目监督检查通知、自查报告、专家组检查意见等材料

30年

4.

年度项目进度和完成情况报告及年度统计文件

30年

5.

项目检查中相关问题的整改意见和整改报告

30年

6.

项目大事记

30年

(七)项目调整相关文件

1.

项目调整报告、上报请示

永久

2.

项目调整评审通知、评审意见、专家签字表

永久

3.

项目调整批复文件

永久

(八)项目财务管理文件

1.

项目投资计划

永久

2.

项目审计计划

永久

3.

项目审计通知

永久

4.

项目财务决算报告

永久

5.

项目审计报告、审计意见或批复

永久

6.

项目财务审计整改报告

永久

7.

项目调整后的竣工决算报告

永久

8.

项目贷款等相关文件

永久

(九)项目“三同时”(环保、消防、职业卫生和劳动安全)文件

1.

环保文件

(1)

项目环境影响预评价申请表、备案表或登记表、合同、审批意见或批复

永久

(2)

项目环境保护试生产情况说明、试生产申请表和审批意见

永久

(3)

环境保护验收文件

环境保护验收监测报告(表)或调查报告(表)

永久

环境保护验收申请报告(表)或环境保护验收登记卡

永久

环境保护验收文件

永久

环境保护验收备忘录

永久

环境报告验收整改报告

永久

环境保护验收意见

永久

2.

消防文件

(1)

项目消防预评价申请、备案等文件

永久

(2)

消防验收文件

建筑工程消防验收申报表

永久

建筑工程消防验收备忘录

永久

建筑工程消防验收整改报告

永久

责令停工停止使用整改通知书

永久

建筑工程消防验收意见书

永久

3.

职业卫生文件

(1)

项目职业卫生预评价申请表、预评价报告、合同、审批意见或批复等文件

永久

(2)

职业卫生验收文件

项目职业病防护设施竣工验收申请书

永久

项目职业病防护验收备忘录

永久

项目职业病防护验收整改报告

永久

行政主管部门的审核、审查和验收意见

永久

4.

劳动安全文件

(1)

项目劳动安全预评价报告、合同、审批意见或批复等文件

永久

(2)

劳动安全验收文件材料

劳动安全验收备忘录

永久

劳动安全验收整改报告

永久

(十)项目竣工验收文件

1.

竣工验收计划

永久

2.

竣工验收请示(含申请表)、验收总结报告、整改报告等

永久

3.

档案单项验收文件

(1)

档案单项验收申请材料

永久

(2)

档案单项验收备忘录

永久

(3)

档案单项验收整改报告

永久

(4)

档案单项验收意见和批复

永久

4.

竣工验收通知

永久

5.

综合组验收意见及相关文件

永久

6.

工艺设备组验收意见及相关文件

永久

7.

财务组验收意见及相关文件

永久

8.

项目竣工验收会会议文件

(1)

会议通知、会议材料

永久

(2)

竣工验收现场审查意见

永久

(3)

竣工验收委员会意见

永久

9.

尾工工程验收文件

(1)

尾工工程验收请示、验收报告

永久

(2)

尾工工程验收意见

永久

10.

项目竣工验收批复

永久

(十一)其他

1.

项目复查及后评价通知、意见及整改措施

永久

2.

固定资产投资设备明细表

永久

二、项目仪器设备(含软件)文件

(一)购置仪器设备(含软件)文件材料

1.计划、申请阶段

(1)

选型、选厂调研报告、技术考察报告或经济技术可行性分析文件材料

30年

(2)

购买仪器设备(含软件)的报告、请示及批复文件

30年

2.采购阶段

(1)

采购报价单、竞争性谈判的商务、技术谈判记录、改变采购方式的请示及批复等

30年

(2)

供应商的资质证明文件

30年

(3)

招投标全过程文件,包括招标申请(备案)、审核复函、招标委托协议、招标委托机构的招标资质证书、保密协议、招标文件、招标公告、投标文件、开标文件、评标文件、招标结果确认函、招标结果公告、中标通知书、落标通知

30年

(4)

政府采购项目委托代理协议、采购合同及附件、技术协议

30年

(5)

计算机管理系统软件、硬件授权书、软件许可协议、原产地证明

30年

(6)

进口委托代理协议、外贸合同、付款通知书

30年

(7)

进口货物报关单、减免税申请表及减免税证明、机电设备进口登记表、进口许可证、入境货物调离通知单、货运单、发票、运输保险单

30年

(8)

机电产品进出口审批文件

30年

(9)

谈判备忘录、附录、附件

30年

(10)

重要来往函件

30年

3.开箱验收阶段

(1)

开箱验收单、装箱单

永久

(2)

仪器设备(含软件)的随机文件,包括产品合格证(产品质量证书)、检测报告、出厂精度检验单、校准证书或校准报告、安全证明、符合环保要求的证明文件、操作指南、使用说明书、图样和随机备件的图册(清单)、使用维护手册、保修证书、三包凭证、用户许可协议、专用产品序号、用户信息反馈卡;软件源程序、软件使用许可协议、程序维护手册

永久

(3)

商检及索赔文件,包括商检局检验结果单、进口商品检验申请单、商检局出具的品质及数量证书、进口商品对外索赔及维修记录,更换货物出口报关单

30年

4.安装调试阶段

(1)

安装调试计划、方案

10年

(2)

安装基础图、地基示意图、电气接线图、地下管线图、安装工艺规程、安装竣工图、安装环境条件要求文件

永久

(3)

安装调试记录、设备试车记录、安装环境条件测试记录、试验设备试验记录、精度检测记录、安装质量技术证明、安装验收

30年

(4)

计算机及管理系统软件安装测试记录、验收鉴定报告

30年

(5)

培训材料

30年

(6)

安装调试技术总结报告

30年

(7)

安装调试期间存在的问题及处理意见

30年

5.试运行阶段

(1)

试运行记录、试运行环境条件记录、试运行总结报告

30年

(2)

试运行期间存在的问题及处理意见

30年

6.验收阶段

(1)

单台设备的计量检定、测试报告

永久

(2)

成套或系统设备测试、验收大纲和测试、验收报告(含成套设备所包括的仪器设备(含软件)明细表)

永久

7.项目验收后的资产交付

(1)

固定资产转固的请示及批复

永久

(2)

固定资产移交单、出入库单

永久

8.使用和维护维修阶段

(1)

设备使用管理规定、使用记录

30年

(2)

设备履历本(卡)

30年

(3)

设备定期的运行情况报告、运行环境条件符合情况记录

30年

(4)

维护保养和安全技术操作规程、维护保养计划、维护保养记录

30年

(5)

维修和检查记录、设备技术状况鉴定表、维修验收单

永久

(6)

高精度、大型、重型、贵重、关键设备机时统计表

30年

(7)

仪器设备(含软件)事故分析、记录及处理结果报告

30年

9.改造阶段

(1)

合理化建议及处理结果

10年

(2)

改造的报告、技术方案与批复

永久/30年

(3)

改造过程中形成的图样、技术文件

永久

(4)

改造后的验收文件

永久/30年

(5)

改造后的技术鉴定及成果申报奖励文件

30年

(6)

仪器设备报废的请示、方案及批复

30年

(二)购置特种设备文件材料

(本规范中的特种设备是指涉及生命安全、危险性较大的锅炉、压力容器(含气瓶,下同)、压力管道、电梯、起重机械和场(厂)内专用机动车辆。 )

1.计划、申请阶段

(1)

选型、选厂调研报告、技术考察报告或经济技术可行性分析文件材料

10年

(2)

购买设备的报告、请示与批复文件

30年

2.采购阶段

(1)

招投标全过程文件,包括招标申请(备案)、审核复函、招标委托协议、招标委托机构的招标资质证书、保密协议、招标文件、招标公告、投标文件、开标文件、评标文件、招标结果确认函、招标结果公告、中标通知书、落标通知书

10年

(2)

订货合同、技术协议

30年

(3)

谈判备忘录、附录、附件

10年

(4)

重要来往函件、电文

10年

3.开箱验收阶段

(1)

开箱验收单、装箱单

永久

(2)

特种设备的设计文件、设计单位许可证

永久

(3)

制造单位的资质证明,包括制造许可证、营业执照、组织机构代码证、商标注册证、质量认证文件等

永久

(4)

特种设备的随机文件,包括设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的产品质量合格证、安全监督管理部门开具的产品检验检测结果、鉴定结论、操作指南、使用说明书、图样、用户服务指南、设备安装及使用维修说明

永久

4.安装调试阶段

(1)

安装调试计划、方案

30年

(2)

安装基础图、地基示意图、电气接线图、安装工艺规程

永久

(3)

安装验收单、安装质量技术证明、安装调试运行记录、试验报告

30年

(4)

培训材料

10年

(5)

安装调试技术总结报告、验收文件

30年

(6)

安装调试期间存在的问题及处理意见

10年

5.试运行阶段

(1)

试运行记录、试运行环境条件记录、试运行总结报告

30年

(2)

试运行期间存在的问题及处理意见

30年

6.项目验收后的资产交付

(1)

固定资产转固的请示及批复

永久

(2)

固定资产移交单、出入库单

永久

7.使用及维护维修阶

(1)

向特种设备安全监督管理部门报送的设备使用登记证

30年

(2)

设备使用管理规定、设备维护保养和安全技术操作规程

30年

(3)

设备定期检验的文件材料(设备定期检验的请求、检验检测机构出具的设备检验检测结果、鉴定结论)

30年

(4)

设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常使用状况、维护保养记录

30年

(5)

高能耗特种设备的能效测试报告、能耗状况记录以及节能改造技术资料

30年

(6)

设备安全监察记录、安全监察指令(通知)及整改报告

30年

(7)

设备维修记录、设备技术状况鉴定表、设备维修单位资质许可证明文件

永久

(8)

设备事故分析、记录及处理结果报告

30年

(9)

高精度、大型、重型、贵重、关键设备机时统计表

30年

8.改造阶段

(1)

合理化建议及处理结果

10年

(2)

改造的报告、技术方案与批复、改造单位资质许可证明文件

30年

(3)

改造过程中形成的图样、技术文件

永久

(4)

改造后的验收文件

30年

(5)

设备仪器报废的请示、方案及批复、设备原登记的特种设备安全监督管理部门出具的报废证明

30年

(三)自研或委托研制仪器设备文件材料

1.方案论证及设计阶段

(1)

调研报告、方案论证

30年

(2)

招投标全过程文件,包括招标申请(备案)、审核复函、招标委托协议、招标委托机构的招标资质证书、保密协议、招标文件、招标公告、投标文件、开标文件、评标文件、招标结果确认函、招标结果公告、中标通知书、落标通知书

30年

(3)

设计方案评审、设计任务书、设计图样

30年

(4)

合同、技术协议

30年

(5)

工艺评审文件、计算文件

10年

(6)

设计技术总结

30年

2.制造加工阶段

(1)

关键部件工艺规程

30年

(2)

工艺说明书

30年

(3)

外购件的合格证和使用说明书

30年

(4)

重要工艺装备图纸及说明书

30年

(5)

工艺总结

30年

3.安装调试及鉴定验收阶

(1)

出厂预验收文件

30年

(2)

安装调试计划、方案

10年

(3)

安装基础图、地基示意图、电气接线图、安装工艺规程、安装竣工图、安装环境条件要求文件

永久

(4)

安装调试试车、试验记录、调试试验报告、鉴定报告或校准报告、精度检查记录、安装验收单及试切件记录

30年

(5)

安装调试技术总结报告、设备验收报告及评审文件

30年

(6)

合格证明文件

30年

(7)

计算机和测量机的软、硬件文件材料

30年

(8)

使用维护说明书、操作规程

永久

(9)

存在问题及处理意见

10年

(10)

培训材料

10年

(11)

研制总结

30年

(12)

技术鉴定及审批文件

永久

(13)

成果申报及奖励文件

永久

4.试运行阶段

(1)

试运行记录、试运行环境条件记录、试运行总结报告

30年

(2)

试运行期间存在的问题及处理意见

30年

5.项目验收后的资产交付

(1)

固定资产转固的请示及批复

永久

(2)

固定资产移交单、出入库单

永久

6.使用及维护维修阶段

(1)

设备使用管理规定、使用记录

30年

(2)

设备履历本(卡)

30年

(3)

设备定期的运行情况报告、运行环境条件符合情况记录

30年

(4)

维护保养和安全技术操作规程、维护保养计划、维护保养记录

30年

(5)

维修和检查记录、设备技术状况鉴定表、维修验收单

永久

(6)

高精度、大型、重型、贵重、关键设备机时统计表

30年

(7)

仪器设备(含软件)事故分析、记录及处理结果报告

30年

7.改造阶段

(1)

合理化建议及处理结果

10年

(2)

改造的报告、技术方案与批复

30年

(3)

改造过程中形成的图样、技术文件

永久

(4)

改造后的验收文件

30年

(5)

仪器设备报废的请示、方案及批复

30年

(6)

技术鉴定及成果申报奖励文件

30年

(四)自研或委托研制软件文件材料

1.方案论证及设计阶段

(1)

调研报告

30年

(2)

方案论证、设计方案文件

30年

(3)

招投标全过程文件,包括招标申请(备案)、审核复函、招标委托协议、招标委托机构的招标资质证书、保密协议、招标文件、招标公告、投标文件、开标文件、评标文件、招标结果确认函、招标结果公告、中标通知书、落标通知书

30年

(4)

软件研制任务书(软件需求规格说明、概要设计说明、详细设计说明)、研制开发计划、合同、技术协议

30年

2.研制及测试阶段

(1)

程序代码清单、源程序与目标程序、阶段评审文件

30年

(2)

软件测试计划、软件测试细则、软件测试工具、软件测试记录、软件测试分析报告、测试评审文件

30年

(3)

软件用户手册、操作手册、程序维护手册

30年

3.验收阶段

(1)

研制总结报告、验收会议文件、验收评审意见、验收报告

30年

三、基建文件

保管期限的划分执行国家现行有关标准、规范。

四、声像文件

1.

仪器设备正、侧面照片

30年/永久

2.

记录仪器设备(含软件)开箱过程的照片、录像

30年/永久

3.

项目过程中形成的具有保存价值的照片、录像

30年/永久

五、电子文件

1.

仪器设备随机携带的光盘

30年/永久

2.

购置或研制软件的源数据、目标程序

永久

3.

项目过程中通过计算机或专用设备、软件形成的电子数据

30年/永久

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